Presentar y enviar actualizaciones del estado del proyecto

Por qué es necesaria esta función #

Los proyectos suelen implicar a varios miembros del equipo, que deben estar al tanto de los avances, los cambios y los próximos pasos. Sin un proceso de actualización claro, puede perderse información importante y los equipos de proyecto pueden empezar a trabajar con expectativas diferentes.

Las actualizaciones de estado del proyecto ayudan a mantener estructurada la comunicación dentro del proyecto. Facilitan el intercambio de avances, la documentación de cambios y la notificación a las personas adecuadas en el momento oportuno.

En qué consiste #

Actualizaciones del estado del proyecto en Aceptar misión permiten a los usuarios compartir actualizaciones de progreso desde dentro de un proyecto y notificarlas por correo electrónico al equipo de proyecto conectado.

Los miembros del equipo que están vinculados al proyecto pueden recibir estas actualizaciones de estado, lo que ayuda a mantener a todos informados sobre el progreso, los cambios en los plazos u otros desarrollos importantes del proyecto. Las actualizaciones de estado se gestionan desde la vista del proyecto en Innovation Studio.

Esta función facilita la comunicación del proyecto y ayuda a crear un registro claro de su progreso a lo largo del tiempo.

Nivel de acceso #

Usuario avanzado

Necesita acceder al proyecto correspondiente en Innovation Studio. Los miembros del equipo deben estar conectados al proyecto para recibir notificaciones de actualización de estado.

Ruta de navegación #

Ruta de navegación: Innovation Studio → Proyectos → Abrir proyecto

Cómo utilizar esta función #

La actualización del estado de un proyecto se divide en dos partes. En primer lugar, se definen los miembros del equipo conectados al proyecto. A continuación, utilice el bloque de actualizaciones de estado en la vista del proyecto para enviar una nueva actualización de estado del proyecto.

Una vez enviado, todos los miembros del equipo conectados reciben una notificación por correo electrónico para que estén informados de los últimos cambios del proyecto.

Instrucciones paso a paso #

1. Abrir Estudio de innovación.
2. Ir a Proyectos.
3. Abra el proyecto que desea gestionar.
4. En la parte derecha del proyecto, revise los Equipo sección.
5. Añada o confirme los miembros del equipo que deben recibir actualizaciones del estado del proyecto.
6. Encuentra el Actualizaciones de estado en la parte derecha de la página del proyecto.
7. Revise las últimas actualizaciones de estado si es necesario.
8. Escriba una nueva actualización del estado del proyecto.
9. Haga clic en Añadir actualización de estado.
10. Confirme que la actualización de estado aparece en el historial de actualizaciones y que se notifica a los miembros del equipo conectados.

Definir los miembros del equipo #

Antes de enviar actualizaciones de estado del proyecto, asegúrese de que los miembros correctos del equipo están vinculados al proyecto. Estos usuarios tendrán acceso al proyecto y recibirán notificaciones de actualización de estado.

Esto resulta útil cuando un proyecto incluye colaboradores de distintos departamentos o cuando una parte interesada necesita mantenerse informada durante toda la ejecución.

Presentar una actualización del estado del proyecto #

Las actualizaciones del estado del proyecto se envían desde el Actualizaciones de estado dentro del proyecto. Aquí puede revisar las actualizaciones anteriores y añadir una nueva.

Utilice las actualizaciones de estado para comunicar avances, cambios en los plazos, decisiones, riesgos u otra información relevante del proyecto que el equipo deba conocer.

¿Qué ocurre después de la presentación? #

Una vez enviada la actualización de estado, todos los miembros del equipo conectados reciben una notificación por correo electrónico sobre la nueva actualización.

Esto ayuda al equipo a mantenerse alineado sin necesidad de comprobar el proyecto manualmente todo el tiempo. También crea un flujo de comunicación más transparente dentro del proyecto.

Por qué son importantes las actualizaciones del estado del proyecto #

Comunicación #

Las actualizaciones periódicas de la situación ayudan al equipo del proyecto a mantenerse informado y reducen los malentendidos.

Transparencia #

Las actualizaciones de estado crean un registro visible del progreso del proyecto y de los cambios importantes a lo largo del tiempo.

Compromiso #

Mantener informados a los miembros del equipo aumenta la implicación y favorece un mayor compromiso con el proyecto.

Configuración y ajustes #

Las actualizaciones del estado del proyecto se gestionan directamente dentro de cada proyecto. La eficacia de esta función depende de que los miembros adecuados del equipo estén conectados al proyecto y de que las actualizaciones de estado se compartan con regularidad.

Si algunas personas no reciben actualizaciones de estado, revise primero la configuración del equipo en el proyecto. Sólo los miembros del equipo conectados reciben los correos electrónicos de notificación de actualización de estado.

Utilice las actualizaciones de estado del proyecto de forma coherente para los hitos y cambios importantes, de modo que el historial del proyecto siga siendo útil para todo el equipo.

Ejemplo práctico - Innovationlands #

Innovationlands está llevando a cabo un proyecto para poner en marcha una nueva experiencia de espera en uno de sus parques. El equipo del proyecto está formado por personal de Guest Experience, Park Operations y Technology.

Al inicio del proyecto, el jefe de proyecto añade a los miembros pertinentes del equipo en la sección Equipo del proyecto. Unas semanas más tarde, el calendario de pruebas cambia porque se necesita una validación adicional antes de la siguiente fase.

El jefe de proyecto abre el Actualizaciones de estado escribe una breve actualización explicando el cambio en la línea de tiempo y pulsa Añadir actualización de estado. Todos los miembros del equipo conectados reciben la actualización por correo electrónico, de modo que todos conocen la planificación revisada y pueden ajustar su trabajo en consecuencia.

Esto ayuda a Innovationlands a mantener clara la comunicación del proyecto y reduce el Riesgo de equipos que trabajan con supuestos obsoletos.