Einreichen und Versenden von Aktualisierungen des Projektstatus

Warum diese Funktion erforderlich ist #

An Projekten sind oft mehrere Teammitglieder beteiligt, die sich über Fortschritte, Änderungen und nächste Schritte abstimmen müssen. Ohne einen klaren Aktualisierungsprozess können wichtige Informationen übersehen werden, und die Projektteams beginnen ihre Arbeit möglicherweise mit unterschiedlichen Erwartungen.

Projektstatus-Updates helfen, die Kommunikation innerhalb des Projekts zu strukturieren. Sie erleichtern den Austausch von Fortschritten, die Dokumentation von Änderungen und die Benachrichtigung der richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt.

Was diese Funktion ist #

Aktualisierungen des Projektstatus in Auftrag annehmen ermöglichen es den Nutzern, Fortschrittsaktualisierungen innerhalb eines Projekts zu teilen und das angeschlossene Projektteam per E-Mail zu benachrichtigen.

Teammitglieder, die mit dem Projekt verknüpft sind, können diese Statusaktualisierungen erhalten, so dass alle über Fortschritte, Zeitplanänderungen oder andere wichtige Projektentwicklungen informiert sind. Statusaktualisierungen werden über die Projektansicht im Innovation Studio verwaltet.

Diese Funktion unterstützt die Projektkommunikation und hilft bei der Erstellung einer klaren Aufzeichnung des Projektfortschritts im Laufe der Zeit.

Zugangsebene #

Power User

Sie benötigen Zugriff auf das entsprechende Projekt im Innovation Studio. Teammitglieder müssen mit dem Projekt verbunden sein, um Benachrichtigungen über Statusaktualisierungen zu erhalten.

Navigationspfad #

Navigationspfad: Innovation Studio → Projekte → Projekt öffnen

Wie Sie diese Funktion nutzen #

Die Aktualisierung des Projektstatus besteht aus zwei Teilen. Zunächst definieren Sie die Teammitglieder, die mit dem Projekt verbunden sind. Dann verwenden Sie den Statusaktualisierungsblock in der Projektansicht, um eine neue Projektstatusaktualisierung zu übermitteln.

Nach der Übermittlung erhalten alle angeschlossenen Teammitglieder eine E-Mail-Benachrichtigung, damit sie über die neuesten Projektänderungen informiert sind.

Schritt für Schritt Anleitung #

1. Öffnen Sie Innovations-Studio.
2. Gehe zu Projekte.
3. Öffnen Sie das Projekt, das Sie verwalten möchten.
4. Überprüfen Sie auf der rechten Seite des Projekts die Team Abschnitt.
5. Fügen Sie die Teammitglieder hinzu, die Aktualisierungen zum Projektstatus erhalten sollen, oder bestätigen Sie diese.
6. Finden Sie die Status-Updates Block auf der rechten Seite der Projektseite.
7. Überprüfen Sie bei Bedarf die letzten Statusaktualisierungen.
8. Schreiben Sie ein neues Projektstatus-Update.
9. Klicken Sie auf Statusaktualisierung hinzufügen.
10. Vergewissern Sie sich, dass die Statusaktualisierung in der Aktualisierungshistorie erscheint und dass die verbundenen Teammitglieder benachrichtigt werden.

Definition der Teammitglieder #

Vergewissern Sie sich vor dem Versenden von Projektstatus-Updates, dass die richtigen Teammitglieder mit dem Projekt verknüpft sind. Diese Benutzer haben Zugriff auf das Projekt und erhalten Benachrichtigungen über Statusaktualisierungen.

Dies ist nützlich, wenn an einem Projekt Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beteiligt sind oder wenn ein Beteiligter während der gesamten Durchführung informiert bleiben muss.

Einreichen einer Aktualisierung des Projektstatus #

Aktualisierungen des Projektstatus werden von der Status-Updates Block innerhalb des Projekts. Hier können Sie frühere Aktualisierungen überprüfen und eine neue hinzufügen.

Verwenden Sie Statusaktualisierungen, um Fortschritte, Zeitplanänderungen, Entscheidungen, Risiken oder andere relevante Projektinformationen, die das Team kennen sollte, zu kommunizieren.

Was geschieht nach der Einreichung? #

Sobald die Statusaktualisierung übermittelt wurde, erhalten alle verbundenen Teammitglieder eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Aktualisierung.

Dies hilft dem Team dabei, den Überblick zu behalten, ohne dass es das Projekt ständig manuell überprüfen muss. Es schafft auch einen transparenteren Kommunikationsfluss innerhalb des Projekts.

Warum Aktualisierungen des Projektstatus wichtig sind #

Kommunikation #

Regelmäßige Status-Updates helfen dem Projektteam, informiert zu bleiben und Missverständnisse zu vermeiden.

Transparenz #

Durch Statusaktualisierungen werden der Projektfortschritt und wichtige Änderungen im Laufe der Zeit sichtbar gemacht.

Engagement #

Wenn die Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten werden, erhöht sich die Beteiligung und das Engagement für das Projekt wird gestärkt.

Konfiguration und Einstellungen #

Aktualisierungen des Projektstatus werden direkt in jedem Projekt verwaltet. Die Effektivität dieser Funktion hängt davon ab, ob die richtigen Teammitglieder mit dem Projekt verbunden sind und ob Statusaktualisierungen regelmäßig geteilt werden.

Wenn einige Personen keine Statusaktualisierungen erhalten, überprüfen Sie zunächst die Teameinrichtung im Projekt. Nur verbundene Teammitglieder erhalten die Benachrichtigungs-E-Mails zur Statusaktualisierung.

Verwenden Sie die Projektstatusaktualisierung konsequent für wichtige Meilensteine und Änderungen, damit der Projektverlauf für das gesamte Team nützlich bleibt.

Praxisbeispiel - Innovationlands #

Innovationlands führt ein Projekt zur Einführung eines neuen Warteschlangensystems in einem seiner Parks durch. Das Projektteam besteht aus Mitarbeitern aus den Bereichen Gästeerlebnis, Parkbetrieb und Technologie.

Zu Beginn des Projekts fügt der Projektleiter die entsprechenden Teammitglieder in den Abschnitt Team des Projekts ein. Einige Wochen später ändert sich der Zeitplan für die Tests, weil vor der nächsten Phase eine zusätzliche Validierung erforderlich ist.

Der Projektleiter eröffnet die Status-Updates Block, schreibt ein kurzes Update, das die Änderung der Zeitleiste erklärt, und klickt auf Statusaktualisierung hinzufügen. Alle angeschlossenen Teammitglieder erhalten die Aktualisierung per E-Mail, so dass alle über die überarbeitete Planung informiert sind und ihre Arbeit entsprechend anpassen können.

Dies hilft Innovationlands, die Projektkommunikation klar zu halten und reduziert die Risiko von Teams, die mit überholten Annahmen arbeiten.