Resumen del documento 
Departamentos: Descripción general de las funciones y gestión de la jerarquía #
Los departamentos ayudan a las organizaciones a vincular ideas, proyectos, usuarios y actividades de innovación con los equipos encargados de dirigir o contribuir al trabajo. Crean una estructura organizativa coherente que regula la responsabilidad, la colaboración, el filtrado y la presentación de informes en toda la Aceptar misión.
La estructura de un departamento puede tener hasta tres niveles. Las organizaciones pueden personalizar el nombre de cada nivel y vincular los departamentos a una unidad organizativa cuando sea necesario.
Por qué es necesaria esta función #
La innovación rara vez es obra de un solo equipo. Un departamento puede liderar una idea o un proyecto, mientras que otros departamentos aportan conocimientos, recursos, apoyo para su puesta en marcha o Decisión-facultad de decisión.
Sin datos estructurados por departamentos, las organizaciones pueden tener dificultades para responder a preguntas como:
- ¿Qué departamento se encarga de llevar adelante una idea?
- ¿Qué departamentos participan en un proyecto?
- ¿De dónde surge la mayor parte de la actividad innovadora?
- ¿Qué equipos colaboran con más frecuencia?
- ¿Qué departamentos tienen muchas ideas pero pocos proyectos en marcha?
- ¿Cómo se deben filtrar los paneles de control y los informes según la responsabilidad organizativa?
Los departamentos ofrecen una forma coherente de registrar tanto la titularidad como la participación.
¿Qué permiten los departamentos? #
Los departamentos pueden utilizarse para:
- Crea una jerarquía de departamentos con un máximo de tres niveles
- Personaliza el nombre de cada nivel jerárquico
- Asignar departamentos a una unidad organizativa
- Asignar un departamento responsable (opcional) a una idea o un proyecto
- Asignar varios departamentos participantes
- Evitar que se seleccione dos veces el departamento «Lead»
- Asignar usuarios a departamentos
- Filtrar ideas, proyectos, paneles de control e informes
- Revisar la actividad directa y la consolidada en toda la jerarquía
- Mover, fusionar, archivar y restaurar departamentos
- Dejar claras las responsabilidades sin dejar de lado la colaboración entre departamentos
Cómo funciona la jerarquía del departamento #
Los departamentos admiten un máximo de tres niveles jerárquicos.
Una estructura habitual es la siguiente:
- Departamento de grupos
- Departamento
- Equipo
Otros ejemplos son:
- División > Departamento > Equipo
- Dirección > Unidad de negocio > Departamento
- Profesorado > Facultad > Equipo
- Área de servicio > Departamento > Unidad
- Región > Departamento > Equipo local
Las organizaciones deben utilizar denominaciones que ya se entiendan a nivel interno. La jerarquía debe reflejar la responsabilidad operativa, no la alineación estratégica.
Las ideas y los proyectos pueden vincularse a un departamento dentro de la jerarquía. Cuando los informes utilizan totales acumulados, la actividad vinculada a un nivel inferior también contribuye a los totales de sus departamentos superiores.
Configurar etiquetas a nivel de departamento #
Los administradores pueden definir la terminología que se muestra para cada nivel de la jerarquía.
Ir a:
Innovation Studio > Configuración > Configuración de la organización > Departamentos > Etiquetas de nivel
Introduce la denominación que prefieras para el Nivel 1, el Nivel 2 y el Nivel 3. Mantén la terminología coherente con el lenguaje propio de la organización que se utiliza en la comunicación interna y en los informes.
Crear y gestionar departamentos #
Ir a:
Innovation Studio > Configuración > Configuración de la organización > Departamentos > Jerarquía
Desde la pantalla de jerarquía, los administradores pueden crear y gestionar la estructura de departamentos.
Crear un departamento de primer nivel #
- Seleccione Añadir para el nivel jerárquico superior.
- Introduce el nombre del departamento.
- Asigna un responsable cuando sea pertinente.
- Asigna el departamento a una unidad organizativa cuando sea necesario.
- Añade cualquier información descriptiva de la que dispongas.
- Guarda los cambios.
Añadir departamentos subordinados y departamentos hermanos #
Usar Niño para crear un departamento dependiente de otro ya existente.
Usar Hermano o hermana para crear un departamento del mismo nivel que el departamento seleccionado.
La jerarquía completa no puede tener más de tres niveles.
Cambiar de departamento #
Un departamento se puede trasladar a otra posición válida dentro de la jerarquía. Comprueba cuidadosamente el nuevo departamento superior antes de confirmar el cambio, ya que trasladar un departamento modifica la forma en que se aglutina su actividad en los informes.
Fusionar departamentos duplicados #
Fusiona los departamentos cuando haya registros duplicados que correspondan al mismo equipo de la organización. Los elementos secundarios relacionados y las conexiones se transfieren según el comportamiento de fusión que se muestra en la aplicación.
La fusión no se puede deshacer. Confirma el departamento de destino antes de completar la fusión.
Departamentos de archivo #
Archiva un departamento cuando ya no deba estar disponible para nuevas selecciones. Los departamentos archivados se pueden consultar mediante Mostrar archivado y se puede restaurar cuando sea necesario.
Por lo general, archivar es más seguro que eliminar el historial de la organización.
Departamento responsable y departamentos participantes #
Cada idea y cada proyecto contiene dos campos de departamento distintos:
| Campo | Selección | Objetivo |
|---|---|---|
| Departamento responsable | Selección única opcional | Identifica el departamento que es el principal responsable de liderar la idea o el proyecto |
| Departamentos participantes | Selección múltiple opcional | Identifica los departamentos adicionales que contribuyen a la idea o al proyecto |
Estos ámbitos separan la rendición de cuentas de la colaboración.
Departamento responsable #
El Departamento responsable Es opcional. Cuando se seleccione, debe hacer referencia al departamento que tiene la responsabilidad principal de coordinar, gestionar o entregar el elemento.
Solo se puede seleccionar un departamento principal.
Un útil Decisión La pregunta es:
¿Qué departamento es el responsable de garantizar que esta idea o este proyecto salga adelante?
Departamentos participantes #
Departamentos participantes es un campo de selección múltiple. En él se registran otros departamentos que aportan de forma activa conocimientos especializados, capacidad, apoyo a la implementación, financiación, validación o Decisión-fabricación.
Una idea o un proyecto puede incluir varios departamentos participantes.
Cómo evitar la duplicación de funciones en los departamentos #
El departamento principal seleccionado no puede seleccionarse también como departamento participante. Aparece desactivado en el selector de departamentos participantes y está marcado como departamento principal.
Esto evita que se produzcan duplicidades en la clasificación y garantiza que los informes sean comprensibles.
Si cambia el departamento responsable, revisa los departamentos participantes para asegurarte de que la nueva distribución de responsabilidades sigue siendo correcta.
Asignar departamentos a una idea #
Abre una idea en el embudo de Innovation Studio y selecciona el Detalles pestaña. Busca el Clasificación sección.
Para clasificar la idea:
- Selecciona una unidad organizativa cuando sea pertinente.
- Selecciona una opción Departamento responsable.
- Abrir Departamentos participantes.
- Busca o explora la jerarquía.
- Selecciona todos los departamentos adicionales que desempeñen un papel relevante.
- Revisa la clasificación final.
Los selectores de departamentos muestran la jerarquía y pueden mostrar recuentos contextuales de ideas, proyectos y usuarios. Los resultados de la búsqueda también pueden mostrar su ruta jerárquica completa.
No añadas departamentos simplemente porque puedan verse afectados por una idea. Los departamentos participantes deben representar a equipos que desempeñen un papel real en el desarrollo, la evaluación, la implementación o el soporte de dicho elemento.
Asignar departamentos a un proyecto #
Los proyectos utilizan el mismo modelo de responsabilidad:
- Un departamento principal opcional
- Varios departamentos participantes (opcional)
- No hay solapamiento entre ambas funciones
El departamento responsable suele encargarse de la coordinación y la ejecución. Los departamentos participantes representan a los equipos que aportan personal, conocimientos especializados, apoyo a la implementación u otras contribuciones.
Utilizar el mismo modelo para las ideas y los proyectos permite mantener la responsabilidad cuando una idea aprobada pasa a la fase de ejecución. Revisa los campos al iniciar un proyecto, ya que la titularidad del proyecto puede no corresponder al departamento que impulsó inicialmente la idea.
Departamentos y unidades organizativas #
Las unidades organizativas y los departamentos tienen fines relacionados, pero distintos.
Un Unidad organizativa define a qué ámbito pertenece una idea o un proyecto desde una perspectiva más amplia de la titularidad empresarial. A Departamento identifica al equipo operativo que dirige o participa en el trabajo.
Los departamentos pueden vincularse a una unidad organizativa. Esto ayuda a las organizaciones a gestionar las estructuras departamentales dentro de diferentes empresas, divisiones, regiones, unidades de negocio u otras entidades organizativas importantes.
Cuando solo existe una unidad organizativa #
Cuando el sistema contiene exactamente una unidad organizativa, esta se selecciona automáticamente. Los usuarios no tienen que realizar ninguna selección innecesaria.
Cuando hay varias unidades organizativas #
Cuando haya varias unidades organizativas disponibles, el usuario podrá seleccionar la unidad organizativa correspondiente. También se puede dejar este campo en blanco.
Seleccionar una unidad organizativa puede ayudar a los usuarios a trabajar con la estructura departamental correspondiente. Es válido dejar el campo en blanco cuando una idea o un proyecto aún no pertenece a una unidad organizativa concreta o cuando no se requiere ese nivel de clasificación.
La organización debe definir la norma de gestión concreta. La selección automática es una facilidad, no sustituye a la comprobación de si la clasificación es correcta.
Informes entre departamentos #
El Reporte La pestaña ofrece informes jerárquicos de todos los departamentos.
En función de los datos disponibles, el informe puede mostrar:
- Ideas asignadas directamente a un departamento
- Total de ideas, incluidas las secciones secundarias
- Proyectos asignados directamente a un departamento
- Total de proyectos, incluidos los departamentos subordinados
- Usuarios conectados directamente a un departamento
- Número total de usuarios, incluidos los departamentos subordinados
Directo frente a total #
Directo muestra los elementos relacionados específicamente con el departamento seleccionado.
Total incluye el departamento seleccionado y las actividades de sus departamentos subordinados.
Por ejemplo, si se asigna un proyecto a Asistencia digital, puede contribuir al total de su empresa matriz Atención al cliente y el de nivel superior Operaciones división.
Esta distinción ayuda a los directivos a comparar la responsabilidad local con la actividad conjunta de un ámbito organizativo más amplio.
Ejemplos prácticos #
Ejemplo 1: Mejora del portal del cliente #
Una empresa tiene la siguiente estructura:
- Operaciones
- Atención al cliente
- Asistencia digital
Una iniciativa para mejorar el portal del cliente está dirigida por Asistencia digital. Desarrollo informático y Márketing participan porque aportan su experiencia en la puesta en marcha y la comunicación con los clientes.
Clasificación:
- Departamento responsable: Soporte digital
- Departamentos participantes: Desarrollo Informático, Marketing
Esta distinción muestra quién coordina la idea y qué equipos contribuyen a ella.
Ejemplo 2: Proyecto de sostenibilidad #
Un proyecto industrial destinado a reducir los residuos de envases está dirigido por Operaciones. Adquisiciones, Desarrollo de productos, y Sustentabilidad participar.
Clasificación:
- Departamento responsable: Operaciones
- Departamentos participantes: Adquisiciones, Desarrollo de Productos, Sostenibilidad
Los informes de cartera ahora pueden mostrar el proyecto bajo la responsabilidad del departamento correspondiente, al tiempo que se mantiene su carácter interfuncional.
Ejemplo 3: Innovación en el aprendizaje universitario #
Una universidad pone a prueba un nuevo método de aprendizaje digital.
Clasificación:
- Unidad organizativa: Facultad de Empresariales
- Departamento responsable: Innovación en el Aprendizaje
- Departamentos participantes: Servicios de TI, Atención al Estudiante, Equipo Docente
La «Unidad organizativa» indica a qué unidad pertenece el proyecto. Los campos relativos al departamento aclaran las responsabilidades y la colaboración.
Ejemplo 4: Idea sin un responsable confirmado #
Un empleado presenta una idea preliminar que aún no se ha revisado.
Clasificación:
- Unidad organizativa: Vacía
- Departamento responsable: Vacío
- Departamentos participantes: Ninguno
Esto es así porque los campos son opcionales. Durante la selección inicial, el equipo de innovación puede determinar a qué departamento de la organización corresponde cada idea y completar la clasificación más adelante.
Enfoque recomendado para la configuración #
Antes de presentar la estructura del departamento:
- Decide qué representa cada nivel de la jerarquía.
- Utiliza una terminología que los usuarios ya conozcan.
- Determina cuándo se debe seleccionar una unidad organizativa.
- Explica la diferencia entre los departamentos «principales» y los «colaboradores».
- Establece quién puede crear o modificar departamentos.
- Prueba la jerarquía con ideas, proyectos y usuarios reales.
- Revisar la presentación de informes directos y totales.
- Elimina los duplicados antes de su implantación generalizada.
- Archiva los departamentos que hayan quedado obsoletos cuando se produzcan cambios en la organización.
- Revisar la responsabilidad de cada departamento durante las reuniones de cartera.
Evita crear una jerarquía que reproduzca cada equipo temporal o línea de subordinación. La estructura debe ser lo suficientemente estable como para permitir un análisis significativo.
Comparación de los departamentos con las estructuras relacionadas #
| Estructura | Objetivo principal |
|---|---|
| Unidades de organización | Representar a un conjunto más amplio de propietarios de empresas o entidades organizativas |
| Departamentos | Registrar la responsabilidad operativa y la participación |
| Ámbitos estratégicos | Vincular las ideas y los proyectos con la orientación estratégica |
| Categorías | Agrupa los elementos por tema para facilitar el filtrado y la búsqueda |
| Embudos | Gestionar el flujo de trabajo a través del cual avanzan las ideas o los proyectos |
| Equipos asignados a un elemento | Identificar a las personas que participan en el trabajo |
Estas estructuras pueden complementarse entre sí, pero no deben considerarse intercambiables.
Gobernanza y mantenimiento #
Una estructura departamental fiable requiere un mantenimiento periódico.
Entre las prácticas recomendadas se incluyen:
- Asigna un responsable cuando sea conveniente
- Mantén la coherencia de los nombres con la terminología de la organización
- Evitar la duplicación de departamentos
- Comprueba si los departamentos responsables reflejan la responsabilidad real.
- Utiliza la opción «Departamentos participantes» únicamente para aquellos que aporten una contribución significativa
- Comprobar las conexiones de las unidades organizativas tras las reorganizaciones
- Archivar los departamentos obsoletos
- Analizar el efecto de los traslados y las fusiones en la presentación de informes
- Explicar las normas de clasificación durante el proceso de incorporación
- Revisar periódicamente las partidas que no tienen un departamento responsable
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Resumen #
Los departamentos vinculan las iniciativas de innovación con los equipos operativos encargados de dirigirlas y contribuir a ellas. Aceptar misión Admite una jerarquía flexible de tres niveles, relaciones opcionales entre unidades organizativas, un departamento principal opcional y varios departamentos participantes opcionales, tanto para las ideas como para los proyectos.
El departamento responsable garantiza una rendición de cuentas clara. Los departamentos participantes mantienen la colaboración interfuncional. Evitar que el departamento responsable sea seleccionado también como participante permite que la clasificación y la presentación de informes sean claras.
Cuando los departamentos se configuran de forma coherente, las organizaciones obtienen una atribución de responsabilidades más clara, una visión más sólida de la colaboración y unos informes más fiables en toda su cartera de innovación.
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