Departamentos: Visão geral funcional e gestão da hierarquia #

Os departamentos ajudam as organizações a associar ideias, projetos, utilizadores e atividades de inovação às equipas responsáveis por liderar ou contribuir para o trabalho. Criam uma estrutura organizacional coerente em termos de responsabilização, colaboração, filtragem e prestação de contas em toda a Aceitar Missão.

A estrutura de um departamento pode ter até três níveis. As organizações podem personalizar o nome de cada nível e associar os departamentos a uma unidade organizacional, quando necessário.

Porque é que esta funcionalidade é necessária #

A inovação raramente é da autoria de uma única equipa. Um departamento pode liderar uma ideia ou um projeto, enquanto vários outros departamentos contribuem com conhecimentos, recursos, apoio à implementação ou Decisão-poder de decisão.

Sem dados estruturados sobre os departamentos, as organizações podem ter dificuldade em responder a perguntas como:

• Qual é o departamento responsável por levar uma ideia por diante?
• Que departamentos estão a participar num projeto?
• De onde provém a maior parte da atividade de inovação?
• Quais são as equipas que colaboram com mais frequência?
• Que departamentos têm muitas ideias, mas poucos projetos em curso?
• Como devem os painéis e os relatórios ser filtrados de acordo com a responsabilidade organizacional?

Os departamentos proporcionam uma forma coerente de registar tanto a propriedade como a participação.

O que os departamentos permitem #

Os departamentos podem ser utilizados para:

• Crie uma hierarquia de departamentos com até três níveis
• Personalizar o nome de cada nível da hierarquia
• Ligar departamentos a uma unidade organizacional
• Atribuir um departamento responsável opcional a uma ideia ou projeto
• Atribuir vários departamentos participantes
• Impedir que o departamento «Lead» seja selecionado duas vezes
• Associar utilizadores a departamentos
• Filtrar ideias, projetos, painéis e relatórios
• Analisar as atividades diretas e agregadas ao longo da hierarquia
• Mover, fundir, arquivar e restaurar departamentos
• Esclarecer as responsabilidades sem comprometer a colaboração entre departamentos

Como funciona a hierarquia do departamento #

Os departamentos suportam, no máximo, três níveis hierárquicos.

Uma estrutura comum é a seguinte:

1. Departamento do grupo
2. Departamento
3. Equipa

Outros exemplos incluem:

• Divisão > Departamento > Equipa
• Direção > Unidade de Negócios > Departamento
• Corpo docente > Faculdade > Equipa
• Área de Serviço > Departamento > Unidade
• Região > Departamento > Equipa local

As organizações devem utilizar designações que já sejam compreendidas internamente. A hierarquia deve representar a responsabilidade operacional, e não o alinhamento estratégico.

As ideias e os projetos podem estar associados a um departamento dentro da hierarquia. Quando os relatórios utilizam totais agregados, a atividade associada a um nível inferior também contribui para os totais dos seus departamentos superiores.

Configurar etiquetas ao nível do departamento #

Os administradores podem definir a terminologia apresentada para cada nível da hierarquia.

Ir para:

Estúdio de Inovação > Definições > Configuração da Organização > Departamentos > Rótulos de nível

Introduza a designação preferida para o Nível 1, o Nível 2 e o Nível 3. Mantenha a terminologia coerente com a linguagem organizacional utilizada na comunicação interna e nos relatórios.

Criar e gerir departamentos #

Ir para:

Estúdio de Inovação > Definições > Configuração da organização > Departamentos > Hierarquia

A partir do ecrã da hierarquia, os administradores podem criar e atualizar a estrutura departamental.

Criar um departamento de nível superior #

1. Selecionar Adicionar para o nível hierárquico superior.
2. Introduza o nome do departamento.
3. Atribua um responsável, quando for o caso.
4. Associe o departamento a uma Unidade Organizacional, quando necessário.
5. Adicione qualquer informação descritiva disponível.
6. Guardar as alterações.

Adicionar departamentos subordinados e departamentos afins #

Usar Criança para criar um departamento subordinado a um departamento já existente.

Usar Irmão(ã) para criar um departamento ao mesmo nível do departamento selecionado.

A hierarquia completa não pode ter mais de três níveis.

Mudar de departamento #

Um departamento pode ser transferido para outra posição válida na hierarquia. Verifique cuidadosamente o novo pai antes de confirmar a alteração, pois a transferência de um departamento altera a forma como a sua atividade é agregada nos relatórios.

Unir departamentos duplicados #

Unir departamentos quando os registos duplicados correspondem à mesma equipa organizacional. Os elementos filhos e as ligações relacionadas são transferidos de acordo com o comportamento de união apresentado na aplicação.

A fusão não pode ser desfeita. Confirme o departamento de destino antes de concluir a fusão.

Serviços de arquivo #

Arquive um departamento quando este já não deva estar disponível para novas seleções. Os departamentos arquivados podem ser consultados utilizando Mostrar arquivado e pode ser restaurado quando necessário.

O arquivamento é, em geral, mais seguro do que eliminar o histórico da organização.

Departamento responsável e departamentos participantes #

Cada ideia e projeto contém dois campos de departamento distintos:

Estas áreas distinguem a responsabilização da colaboração.

Departamento responsável #

O Departamento responsável é opcional. Quando selecionado, deve indicar o departamento com a responsabilidade principal pela coordenação, acompanhamento ou entrega do item.

Só é possível selecionar um departamento principal.

Um útil Decisão A questão é:

Qual é o departamento responsável por garantir que esta ideia ou projeto avance?

Departamentos participantes #

Departamentos participantes é um campo de seleção múltipla. Regista outros departamentos que contribuem ativamente com conhecimentos especializados, capacidade, apoio à implementação, financiamento, validação ou Decisão-fabricação.

Uma ideia ou projeto pode envolver vários departamentos participantes.

Evitar a duplicação de funções nos departamentos #

O departamento principal selecionado não pode ser selecionado também como departamento participante. É apresentado como desativado no seletor de departamentos participantes e está assinalado como departamento principal.

Isto evita a duplicação de classificações e mantém os relatórios compreensíveis.

Se o departamento responsável mudar, reveja os departamentos participantes para se certificar de que a nova repartição de responsabilidades continua a estar correta.

Atribuir departamentos a uma ideia #

Abra uma ideia num funil do Innovation Studio e selecione o Detalhes separador. Encontre o Classificação secção.

Para classificar a ideia:

1. Selecione uma unidade organizacional, se for o caso.
2. Selecione uma opção Departamento responsável.
3. Aberto Departamentos participantes.
4. Pesquise ou navegue pela hierarquia.
5. Selecione todos os departamentos adicionais que desempenhem um papel significativo.
6. Analise a classificação final.

Os seletores de departamento mostram a hierarquia e podem apresentar contagens contextuais para ideias, projetos e utilizadores. Os resultados da pesquisa também podem mostrar o seu percurso hierárquico completo.

Não inclua departamentos apenas pelo facto de poderem ser afetados por uma ideia. Os departamentos participantes devem representar equipas com um papel efetivo no desenvolvimento, avaliação, implementação ou apoio ao projeto.

Atribuir departamentos a um projeto #

Os projetos utilizam o mesmo modelo de responsabilidade:

• Um departamento de Lead opcional
• Vários departamentos participantes (opcional)
• Não há sobreposição entre as duas funções

O departamento responsável normalmente encarrega-se da coordenação e da execução. Os departamentos participantes representam as equipas que disponibilizam pessoal, conhecimentos especializados, apoio à implementação ou outras contribuições.

A utilização do mesmo modelo para ideias e projetos garante a responsabilização quando uma ideia aprovada passa à fase de execução. Verifique os campos ao iniciar um projeto, pois a responsabilidade pelo projeto pode não corresponder ao departamento que inicialmente liderou a ideia.

Departamentos e unidades organizacionais #

As unidades organizacionais e os departamentos têm objetivos semelhantes, mas distintos.

A Unidade Organizacional define a que âmbito pertence uma ideia ou um projeto, numa perspetiva mais ampla de propriedade empresarial. A Departamento identifica a equipa operacional que lidera ou participa no trabalho.

Os departamentos podem estar associados a uma unidade organizacional. Isto ajuda as organizações a gerir as estruturas departamentais no âmbito de diferentes empresas, divisões, regiões, unidades de negócio ou outras entidades organizacionais de grande dimensão.

Quando existe apenas uma Unidade Organizacional #

Quando o sistema contém exatamente uma Unidade Organizacional, esta é selecionada automaticamente. Os utilizadores não precisam de fazer uma escolha desnecessária.

Quando existem várias unidades organizacionais #

Quando existem várias Unidades Organizacionais disponíveis, o utilizador pode selecionar a Unidade Organizacional relevante. O campo também pode ser deixado em branco.

A seleção de uma Unidade Organizacional pode ajudar os utilizadores a trabalhar com a estrutura departamental associada adequada. Deixar o campo em branco é válido quando uma ideia ou projeto ainda não pertence a uma Unidade Organizacional específica ou quando esse nível de classificação não é necessário.

A regra de gestão específica deve ser definida pela organização. A seleção automática é uma facilidade, não um substituto para a verificação da correção da classificação.

Apresentação de relatórios entre departamentos #

O Relatório O separador permite a elaboração de relatórios hierárquicos entre departamentos.

Dependendo dos dados disponíveis, o relatório pode apresentar:

• Ideias atribuídas diretamente a um departamento
• Total de ideias, incluindo os departamentos subordinados
• Projetos atribuídos diretamente a um departamento
• Total de projetos, incluindo os departamentos subordinados
• Utilizadores ligados diretamente a um departamento
• Número total de utilizadores, incluindo os departamentos subordinados

Direto versus total #

Direto mostra os itens associados especificamente ao departamento selecionado.

Total inclui o departamento selecionado e a atividade dos seus departamentos subordinados.

Por exemplo, se um projeto for atribuído a Apoio digital, pode contribuir para o total da sua empresa-mãe Atendimento ao Cliente e o de nível superior Operações divisão.

Esta distinção ajuda os gestores a comparar a responsabilidade local com a atividade combinada de uma área organizacional mais ampla.

Exemplos práticos #

Exemplo 1: Melhoria do portal do cliente #

Uma empresa tem a seguinte estrutura:

1. Operações
2. Atendimento ao Cliente
3. Apoio digital

Uma ideia para melhorar o portal do cliente é liderada por Apoio digital. Desenvolvimento de TI e Marketing participam porque disponibilizam os conhecimentos especializados em matéria de implementação e comunicação com os clientes.

Classificação:

• Departamento responsável: Apoio Digital
• Departamentos participantes: Desenvolvimento de TI, Marketing

Esta distinção indica quem coordena a ideia e quais as equipas que contribuem.

Exemplo 2: Projeto de sustentabilidade #

Um projeto de produção destinado a reduzir os resíduos de embalagens é liderado por Operações. Contratação pública, Desenvolvimento de Produtos, e Sustentabilidade participar.

Classificação:

• Departamento responsável: Operações
• Departamentos participantes: Aprovisionamento, Desenvolvimento de Produtos, Sustentabilidade

Os relatórios do portfólio podem agora apresentar o projeto sob a alçada do departamento responsável, preservando simultaneamente a sua natureza multifuncional.

Exemplo 3: Inovação na aprendizagem universitária #

Uma universidade testa um novo método de aprendizagem digital.

Classificação:

• Unidade Organizacional: Faculdade de Gestão
• Departamento responsável: Inovação na Aprendizagem
• Departamentos participantes: Serviços de TI, Apoio aos Estudantes, Equipa Docente

A Unidade Organizacional indica a que estrutura o projeto pertence. Os campos relativos ao departamento esclarecem as responsabilidades e a colaboração.

Exemplo 4: Ideia sem um responsável confirmado #

Um colaborador apresenta uma ideia inicial que ainda não foi analisada.

Classificação:

• Unidade organizacional: Vazio
• Departamento responsável: Em vazio
• Departamentos participantes: Vazio

Isto é válido porque os campos são opcionais. Durante a triagem, a equipa de inovação pode identificar a responsabilidade organizacional correta e concluir a classificação mais tarde.

Abordagem recomendada para a configuração #

Antes de apresentar a estrutura do departamento:

1. Decida o que cada nível da hierarquia representa.
2. Utilize terminologia que os utilizadores já conheçam.
3. Determinar quando se deve selecionar uma unidade organizacional.
4. Explique a diferença entre departamentos «líderes» e «participantes».
5. Defina quem pode criar ou alterar departamentos.
6. Teste a hierarquia com ideias, projetos e utilizadores reais.
7. Analisar os relatórios diretos e globais.
8. Elimine as duplicatas antes da adoção generalizada.
9. Arquive os departamentos desativados quando a organização sofrer alterações.
10. Analisar a responsabilidade por cada departamento durante as reuniões de portfólio.

Evite criar uma hierarquia que reproduza todas as equipas temporárias ou linhas de subordinação. A estrutura deve ser suficientemente estável para permitir uma análise significativa.

Comparação entre departamentos e estruturas afins #

Estas estruturas podem complementar-se mutuamente, mas não devem ser consideradas intercambiáveis.

Governança e manutenção #

Uma estrutura departamental fiável requer manutenção regular.

As práticas recomendadas incluem:

• Designar um responsável, sempre que for útil
• Mantenha os nomes em consonância com a terminologia da organização
• Evitar a duplicação de departamentos
• Verificar se os departamentos responsáveis refletem a responsabilização efetiva
• Utilize a opção «Departamentos participantes» apenas para colaboradores que tenham dado um contributo significativo
• Verificar as ligações das unidades organizacionais após as reorganizações
• Arquivar departamentos desativados
• Analisar o impacto das transferências e fusões na elaboração de relatórios
• Explicar as regras de classificação durante a integração
• Revisar periodicamente os itens sem um departamento responsável

Artigos relacionados #

• Unidades organizacionais: visão geral funcional e gestão da hierarquia
• Áreas estratégicas: visão geral funcional
• Como gerir categorias para a sua empresa
• Visão geral do painel de controlo da inovação

Resumo #

Os departamentos articulam o trabalho de inovação com as equipas operacionais responsáveis por o liderar e por para ele contribuir. Aceitar Missão suporta uma hierarquia flexível de três níveis, relações opcionais entre Unidades Organizacionais, um departamento líder opcional e vários departamentos participantes opcionais, tanto para ideias como para projetos.

O departamento responsável assegura uma prestação de contas clara. Os departamentos participantes mantêm a colaboração interfuncional. Evitar que o departamento responsável seja também selecionado como participante garante a clareza na classificação e na elaboração de relatórios.

Quando os departamentos são configurados de forma coerente, as organizações obtêm uma definição mais clara das responsabilidades, uma visão mais sólida da colaboração e relatórios mais fiáveis em todo o seu portfólio de inovação.