Organisatie-eenheden: functioneel overzicht en hiërarchiebeheer #

Organisatie-eenheden helpen organisaties om aan te geven waar ideeën en projecten thuishoren vanuit het perspectief van zakelijke verantwoordelijkheid. Ze bieden een organisatiestructuur op hoger niveau waarmee bedrijven, divisies, regio’s, faculteiten, bedrijfsonderdelen of andere belangrijke onderdelen van een organisatie kunnen worden weergegeven.

Organisatie-eenheden kunnen worden ingedeeld in een hiërarchie met maximaal drie niveaus. Ze kunnen worden geselecteerd bij ideeën en projecten en kunnen tevens organisatorische context bieden voor afdelingen.

Waarom deze functie nodig is #

Grotere organisaties sturen innovatie vaak aan vanuit meerdere onderdelen. Eén enkele Accepteer missie Een omgeving kan door meerdere bedrijven, regio’s, faculteiten, afdelingen of bedrijfsonderdelen worden gebruikt.

Zonder een structuur van organisatie-eenheden kan het lastig zijn om vragen te beantwoorden zoals:

• Welk onderdeel van de organisatie is verantwoordelijk voor een idee of project?
• Hoe zijn de innovatieactiviteiten verdeeld over de regio's of bedrijfsonderdelen?
• Welke organisatieonderdelen hebben veel ideeën, maar weinig lopende projecten?
• Welke afdelingen vallen onder een bepaalde businessunit?
• Hoe kan in rapporten onderscheid worden gemaakt tussen directe activiteiten en activiteiten in onderliggende eenheden?
• Wanneer moet een gebruiker een organisatorische keuze maken?

Organisatie-eenheden zorgen voor een consistente bedrijfsstructuur zonder dat afdelingen, categorieën of strategische domeinen voor het verkeerde doel worden gebruikt.

Wat organisatie-eenheden mogelijk maken #

Organisatie-eenheden kunnen worden gebruikt om:

• Stel een organisatiestructuur op met maximaal drie niveaus
• Pas de naam van elk hiërarchieniveau aan
• Vertegenwoordigen grote organisatorische entiteiten
• Koppel ideeën en projecten aan een organisatie-eenheid
• Afdelingen koppelen aan een organisatie-eenheid
• Selecteer automatisch de organisatie-eenheid als er slechts één is
• Laat het veld ‘Organisatie-eenheid’ leeg als er meerdere eenheden zijn en er geen keuze hoeft te worden gemaakt
• Zoek en blader door de hiërarchie
• Beoordeel de directe en samengevatte ideeën en projectactiviteiten
• Organisatie-eenheden verplaatsen, samenvoegen, archiveren en herstellen
• Innovatieve activiteiten filteren en analyseren op basis van de eigendomsvorm van het bedrijf

Eén functie, verschillende organisatiemodellen #

Het product wordt gebruikt voor Organisatie-eenheden als algemene kenmerknaam. De hiërarchielabels kunnen de door de organisatie gehanteerde terminologie weerspiegelen.

Veelvoorkomende voorbeelden zijn onder meer:

• Groep > Bedrijf > Bedrijfsonderdeel
• Wereldwijd > Regio > Land
• Universiteit > Faculteit > Opleiding
• Directoraat > Afdeling > Dienstgebied
• Holding > Dochteronderneming > Filiaal
• Bedrijfsgroep > Werkmaatschappij > Vestigingsplaats

De structuur moet een relatief stabiele organisatorische verantwoordelijkheid weerspiegelen. Tijdelijke programma’s, strategische prioriteiten, thema’s en projectteams horen doorgaans thuis in andere structuren.

Hoe de hiërarchie met drie niveaus werkt #

Organisatie-eenheden ondersteunen maximaal drie niveaus.

Niveau 1: hoogste organisatorische context #

Niveau 1 staat voor de breedste entiteit, zoals een groep, een universiteit, een wereldwijde organisatie of een directoraat.

Niveau 2: organisatorische onderverdeling #

Niveau 2 kan staan voor een bedrijf, een regio, een faculteit, een afdeling of een andere belangrijke onderverdeling.

Niveau 3: gedetailleerde organisatorische eenheid #

Niveau 3 kan staan voor een bedrijfsonderdeel, een land, een school, een vestiging of een verzorgingsgebied.

Organisaties hoeven niet alle drie de niveaus te gebruiken. Gebruik alleen de diepgang die nodig is om verantwoordelijkheid, selectie en rapportage te ondersteunen.

De niveaulabels instellen #

Beheerders kunnen het label voor elk niveau aanpassen.

Ga naar:

Innovation Studio > Instellingen > Organisatie instellen > Organisatie-eenheden > Niveau-labels

Voer de gewenste benaming in voor Niveau 1, Niveau 2 en Niveau 3. Kies een term die gebruikers binnen de organisatie al kennen.

Voorbeelden hiervan zijn:

Consistente labels vergemakkelijken de selectie en maken rapporten overzichtelijker.

Organisatie-eenheden aanmaken en beheren #

Ga naar:

Innovation Studio > Instellingen > Organisatie-instellingen > Organisatie-eenheden > Hiërarchie

Vanuit het hiërarchiescherm kunnen beheerders de organisatiestructuur opzetten en bijhouden.

Maak een organisatie-eenheid op het hoogste niveau aan #

1. Voeg een item toe op het hoogste hiërarchische niveau.
2. Voer een duidelijke naam in.
3. Vul de beschikbare gegevens over de eigenaar of de beschrijving in.
4. Sla de wijzigingen op.

Kinderen en broers en zussen toevoegen #

Toevoegen Kind wanneer het nieuwe apparaat onder een bestaand apparaat moet worden geplaatst.

Toevoegen Broer of zus wanneer de nieuwe eenheid op hetzelfde niveau staat als de geselecteerde eenheid.

De hiërarchie mag niet meer dan drie niveaus omvatten.

Eenheden verplaatsen #

Verplaats een organisatie-eenheid wanneer deze onder een andere bovenliggende eenheid hoort. Controleer dit zorgvuldig, want de wijziging heeft gevolgen voor het hiërarchische pad en de samengevoegde rapportage.

Dubbele eenheden samenvoegen #

Voeg eenheden samen wanneer dubbele records betrekking hebben op dezelfde organisatie-eenheid. Controleer of het juiste doel is geselecteerd voordat u de actie voltooit, aangezien het samenvoegen gevolgen kan hebben voor bestaande koppelingen en doorgaans niet kan worden beschouwd als een eenvoudige naamswijziging.

Archiefeenheden #

Archiveer een organisatie-eenheid wanneer deze niet langer beschikbaar mag zijn voor nieuwe selecties. Gearchiveerde eenheden kunnen worden ingezien en, indien ondersteund, worden hersteld.

Archivering zorgt ervoor dat de geschiedenis bewaard blijft en verdient de voorkeur boven het loskoppelen van bestaande ideeën en projecten van hun organisatorische context.

Selecteer een organisatie-eenheid bij een idee #

Open een idee in de trechter van de Innovation Studio en selecteer de Details tabblad. Zoeken Organisatie-eenheid in de Classificatie sectie.

Het veld is een veld waarin slechts één keuze kan worden gemaakt. Een idee kan daarom slechts tot één organisatie-eenheid tegelijk behoren.

Om een idee te classificeren:

1. Open het selectievenster voor organisatie-eenheden.
2. Zoek of blader door de hiërarchie.
3. Selecteer de betreffende eenheid.
4. Controleer de velden voor de afdeling wanneer ook de verantwoordelijkheid van de afdeling moet worden vastgelegd.

De selector kan contextuele tellingen weergeven voor ideeën, projecten en gebruikers. Zoekresultaten kunnen hun volledige hiërarchische pad weergeven.

Selecteer een organisatie-eenheid in een project #

Projecten maken gebruik van hetzelfde veld ‘Organisatie-eenheid’ (met één selectie). Dit veld geeft aan waar het project vanuit het oogpunt van zakelijk eigendom onder valt.

De geselecteerde organisatie-eenheid kan hetzelfde blijven wanneer een goedgekeurd idee een project wordt, maar dit moet worden gecontroleerd. De eenheid die het oorspronkelijke idee had, is niet altijd de eenheid die verantwoordelijk is voor de uitvoering.

Automatische selectie en optionele classificatie #

Het gedrag hangt af van het aantal geconfigureerde organisatie-eenheden.

Wanneer er precies één organisatie-eenheid bestaat #

Als het systeem slechts één organisatie-eenheid bevat, wordt deze automatisch geselecteerd. Hierdoor hoeven gebruikers die in een omgeving met slechts één entiteit werken, geen onnodige keuze te maken.

Wanneer er meerdere organisatie-eenheden zijn #

Als er meerdere eenheden beschikbaar zijn, kan de gebruiker de betreffende organisatie-eenheid selecteren. Het veld kan ook leeg worden gelaten.

Een lege waarde kan geldig zijn wanneer:

• De organisatorische verantwoordelijkheid is nog niet vastgesteld
• Dit punt geldt voor de gehele organisatie
• De organisatie vereist in dat stadium geen OU-indeling
• Het innovatieteam zal de indeling tijdens de triage afronden

Organisaties moeten vastleggen wanneer selectie wordt verwacht. Optionele classificatie is nuttig, maar te veel niet-geclassificeerde items doen afbreuk aan de waarde van de rapportage.

Organisatie-eenheden en afdelingen #

Organisatie-eenheden en afdelingen bieden elkaar aanvullende organisatorische perspectieven.

Afdelingen kunnen aan een organisatie-eenheid worden toegevoegd of daarmee worden gekoppeld. Dit helpt organisaties bij het inrichten van afdelingsstructuren binnen een bedrijf, divisie, regio, faculteit of andere, bredere eenheid.

Bijvoorbeeld:

• Organisatie-eenheid: Nederland
• Verantwoordelijke afdeling: Digitale innovatie
• Betrokken afdelingen: Klantenservice, IT, Marketing

De OU geeft de overkoepelende eigenaar aan. De afdelingsvelden geven de operationele verantwoordelijkheid en samenwerking weer.

Een organisatie-eenheid kan ook leeg blijven wanneer er meerdere eenheden bestaan. De indeling in afdelingen kan nog steeds worden beheerd volgens de configuratie en het beleid van de organisatie.

Verslag over de organisatie-eenheden #

Ga naar:

Innovation Studio > Instellingen > Organisatie instellen > Organisatie-eenheden > Rapport

Het rapport combineert de hiërarchie met het aantal ideeën en projecten.

Het kan het volgende weergeven:

• Ideeën die rechtstreeks aan een organisatie-eenheid zijn toegewezen
• Totaal aantal ideeën, inclusief activiteiten van onderliggende eenheden
• Projecten die rechtstreeks aan een organisatie-eenheid zijn toegewezen
• Totaal aantal projecten, inclusief activiteiten van dochterondernemingen
• Het hiërarchische niveau van elke eenheid
• Actieve en gearchiveerde eenheden, indien van toepassing

Direct versus totaal #

Direct toont items die specifiek verband houden met de geselecteerde organisatie-eenheid.

Totaal omvat items die rechtstreeks aan de geselecteerde eenheid zijn toegewezen en items die aan de onderliggende eenheden daarvan zijn toegewezen.

Bijvoorbeeld een idee dat is toegewezen aan Nederland kan bijdragen aan het totaal van de moedermaatschappij Europa en het hogere niveau Wereldwijde organisatie.

Hierdoor is het mogelijk om zowel de lokale activiteiten als de samengevoegde prestaties van de organisatie vanuit dezelfde hiërarchie te bekijken.

Praktische voorbeelden #

Voorbeeld 1: Internationale organisatie #

Een internationaal bedrijf stelt het volgende in:

1. Wereldwijde organisatie
2. Europa
3. Nederland

Een idee dat door het Nederlandse bedrijf is ingediend, wordt toegewezen aan Nederland. In het rapport wordt het idee direct onder ‘Nederland’ weergegeven en vervolgens samengevat onder ‘Europa’ en ‘Wereldwijde organisatie’.

Het management kan zowel de activiteiten op landenniveau als de gezamenlijke regionale portefeuille beoordelen.

Voorbeeld 2: Innovatie aan de universiteit #

Een universiteit stelt het volgende in:

1. Universiteit
2. Faculteit
3. School

Een project voor de invoering van een digitale leeromgeving maakt deel uit van de Faculteit Bedrijfskunde. De verantwoordelijke afdeling is Leerinnovatie, terwijl IT-diensten en Studentenondersteuning meedoen.

De OU geeft aan wie de eigenaar van het bedrijf is. De kolommen ‘Afdeling’ en ‘Functie’ geven aan wie leiding geeft en wie een bijdrage levert.

Voorbeeld 3: Groep met meerdere bedrijven #

Een holdingmaatschappij maakt gebruik van één Accepteer missie omgeving voor verschillende werkmaatschappijen.

Een idee voor procesverbetering wordt toegewezen aan Bedrijf A. Bij een ander bedrijfsbreed initiatief blijft de organisatie-eenheid leeg totdat het bestuur heeft besloten wie de verantwoordelijkheid voor het project op zich moet nemen.

Dit draagt zowel bij aan een duidelijke verantwoordelijkheidstoewijzing als aan onderzoek in een vroeg stadium.

Voorbeeld 4: Organisatie met één rechtspersoon #

Een gemeente heeft slechts één geconfigureerde organisatie-eenheid. Het systeem selecteert deze automatisch voor elk idee en elk project.

Gebruikers kunnen zich concentreren op de leidende en deelnemende afdelingen zonder steeds opnieuw dezelfde organisatorische eenheid te hoeven selecteren.

Aanbevolen aanpak bij het opzetten #

Voordat u organisatie-eenheden configureert:

1. Geef aan welke vraag over het bedrijfseigendom de hiërarchie moet beantwoorden.
2. Kies voor stabiele organisatorische eenheden.
3. Bepaal welke hiërarchische niveaus echt nodig zijn.
4. Gebruik terminologie die de gebruikers al kennen.
5. Bepaal wanneer de selectie van de OU naar verwachting plaatsvindt en wanneer deze leeg kan blijven.
6. Koppel afdelingen aan de juiste organisatie-eenheden.
7. Test de selector aan de hand van representatieve ideeën en projecten.
8. Controleer de rapportage onder ‘Direct’ en ‘Totaal’.
9. Controleer de hiërarchie na organisatorische veranderingen.
10. Zet verouderde eenheden in het archief in plaats van ze beschikbaar te laten.

Gebruik organisatie-eenheden niet voor tijdelijke projectgroepen, strategische prioriteiten of algemene onderwerpen. Die horen thuis in andere structuren.

Organisatie-eenheden in vergelijking met verwante structuren #

Door elke structuur te gebruiken voor het doel waarvoor deze bedoeld is, ontstaat een duidelijkere indeling en zijn de rapporten betrouwbaarder.

Beheer en onderhoud #

Aanbevolen werkwijzen zijn onder meer:

• Het bewerken van de hiërarchie beperken tot de verantwoordelijke beheerders
• Geef duidelijke en herkenbare namen
• Voorkom dubbele organisatie-entiteiten
• Niet-geclassificeerde ideeën en projecten beoordelen
• Controleer de afdelingsverbanden na reorganisaties
• Controleer verplaatsingen en samenvoegingen voordat je ze bevestigt
• Verouderde eenheden archiveren
• Leg uit hoe de selectie van de OU verloopt tijdens de onboarding
• Vergelijk de resultaten van Direct en Total tijdens portefeuillebeoordelingen
• Werk de hiërarchie bij wanneer het bedrijf van eigenaar verandert

Verwante artikelen #

• Afdelingen: Functioneel overzicht en hiërarchisch beheer
• Strategische domeinen: functioneel overzicht
• Categorieën beheren voor je bedrijf
• Overzicht innovatiedashboard

Samenvatting #

Organisatie-eenheden bieden een flexibele structuur met drie niveaus om aan te geven waar ideeën en projecten vanuit het oogpunt van zakelijke verantwoordelijkheid thuishoren. Ze kunnen staan voor bedrijven, regio’s, faculteiten, divisies, bedrijfsonderdelen of andere belangrijke organisatorische eenheden.

Het veld ‘Organisatie-eenheid’ is een veld met één selectiemogelijkheid. Het wordt automatisch geselecteerd wanneer er slechts één eenheid bestaat en kan leeg blijven wanneer er meerdere eenheden bestaan. Afdelingen kunnen aan organisatie-eenheden worden gekoppeld om bredere verantwoordelijkheid te combineren met duidelijke operationele verantwoordelijkheid.

Een consistente configuratie maakt het eenvoudiger om innovatiewerk te classificeren, activiteiten binnen de hiërarchie te bundelen en ideeën- en projectportfolio’s binnen de hele organisatie met elkaar te vergelijken.