الأقسام: نظرة عامة على المهام الوظيفية وإدارة الهيكل التنظيمي #

تساعد الأقسام المؤسسات على ربط الأفكار والمشاريع والمستخدمين وأنشطة الابتكار بالفرق المسؤولة عن قيادة العمل أو المساهمة فيه. كما أنها تُنشئ هيكلاً تنظيمياً متسقاً لتحديد المسؤولية والتعاون وتصفية المعلومات وإعداد التقارير عبر قبول المهمة.

يمكن أن يتألف هيكل القسم من ثلاثة مستويات كحد أقصى. ويمكن للمؤسسات تخصيص التسمية لكل مستوى وربط الأقسام بوحدة تنظيمية عند الحاجة.

سبب الحاجة إلى هذه الميزة #

نادرًا ما يكون الابتكار من صنيع فريق واحد فقط. فقد يقود قسم ما فكرةً أو مشروعًا ما، بينما تساهم عدة أقسام أخرى بالمعرفة أو الموارد أو الدعم التنفيذي، أو القرار-سلطة اتخاذ القرار.

في غياب بيانات منظمة عن الأقسام، قد تواجه المؤسسات صعوبة في الإجابة عن أسئلة مثل:

• ما هو القسم المسؤول عن المضي قدماً في تنفيذ الفكرة؟
• ما هي الأقسام المشاركة في المشروع؟
• من أين تنشأ معظم أنشطة الابتكار؟
• ما هي الفرق التي تتعاون مع بعضها البعض بشكل متكرر؟
• ما هي الأقسام التي لديها أفكار كثيرة ولكن مشاريعها الفعّالة قليلة؟
• كيف ينبغي تصفية لوحات المعلومات والتقارير حسب المسؤولية التنظيمية؟

توفر الأقسام طريقة موحدة لتسجيل كل من الملكية والمشاركة.

ما الذي تتيحه الأقسام #

يمكن استخدام الأقسام من أجل:

• إنشاء هيكل هرمي للقسم يتألف من ثلاثة مستويات كحد أقصى
• تخصيص اسم كل مستوى من مستويات التسلسل الهرمي
• ربط الأقسام بوحدة تنظيمية
• تعيين قسم رئيسي (اختياري) لفكرة أو مشروع ما
• تعيين عدة أقسام مشاركة
• منع اختيار قسم «الرصاص» مرتين
• ربط المستخدمين بالأقسام
• تصفية الأفكار والمشاريع ولوحات المعلومات والتقارير
• مراجعة الأنشطة المباشرة والمجمعة عبر التسلسل الهرمي
• نقل الأقسام ودمجها وأرشفتها واستعادتها
• توضيح المسؤوليات دون إخفاء التعاون بين الأقسام

كيف تعمل الهرمية الإدارية في القسم #

تدعم الأقسام ثلاثة مستويات هرمية كحد أقصى.

ومن الأمثلة الشائعة على البنية:

1. قسم المجموعات
2. القسم
3. الفريق

ومن الأمثلة الأخرى ما يلي:

• القسم > الإدارة > الفريق
• الإدارة > وحدة الأعمال > القسم
• أعضاء هيئة التدريس > الكلية > الفريق
• منطقة الخدمة > الإدارة > الوحدة
• المنطقة > الإدارة > الفريق المحلي

ينبغي على المؤسسات استخدام التسميات التي يُفهم معناها بالفعل داخليًّا. وينبغي أن تعكس الهرمية المسؤولية التشغيلية، لا التوافق الاستراتيجي.

يمكن ربط الأفكار والمشاريع بإحدى الإدارات ضمن الهيكل التنظيمي. وعندما تستخدم التقارير المجاميع المجمعة، فإن الأنشطة المرتبطة بمستوى أدنى تسهم أيضًا في مجاميع الإدارات الأعلى منها.

تكوين التسميات على مستوى الأقسام #

يمكن للمسؤولين تحديد المصطلحات التي تظهر لكل مستوى من مستويات التسلسل الهرمي.

انتقل إلى:

استوديو الابتكار > الإعدادات > إعدادات المؤسسة > الأقسام > تسميات المستويات

أدخل التسمية المفضلة للمستوى 1 والمستوى 2 والمستوى 3. احرص على أن تكون المصطلحات متسقة مع اللغة المؤسسية المستخدمة في الاتصالات الداخلية وإعداد التقارير.

إنشاء الإدارات وإدارتها #

انتقل إلى:

استوديو الابتكار > الإعدادات > إعدادات المؤسسة > الأقسام > التسلسل الهرمي

من شاشة الهيكل الهرمي، يمكن للمسؤولين إنشاء هيكل الأقسام وصيانته.

إنشاء قسم من المستوى الأعلى #

1. اختر إضافة بالنسبة للمستوى الأعلى في التسلسل الهرمي.
2. أدخل اسم القسم.
3. عيّن مالكًا عند الاقتضاء.
4. اربط القسم بوحدة تنظيمية عند الحاجة.
5. أضف أي معلومات وصفية متوفرة.
6. احفظ التغييرات.

إضافة الأقسام الفرعية والأقسام الشقيقة #

الاستخدام الطفل لإنشاء قسم تابع لقسم موجود بالفعل.

الاستخدام الأخوة والأخوات لإنشاء قسم على نفس مستوى القسم المحدد.

لا يجوز أن يتجاوز التسلسل الهرمي الكامل ثلاثة مستويات.

نقل الأقسام #

يمكن نقل قسم إلى منصب آخر صالح ضمن الهيكل الهرمي. تحقق جيدًا من القسم الأصلي الجديد قبل تأكيد التغيير، لأن نقل القسم يؤدي إلى تغيير طريقة تجميع أنشطته في التقارير.

دمج الأقسام المكررة #

يتم دمج الأقسام عندما تمثل السجلات المكررة نفس الفريق التنظيمي. ويتم نقل العناصر التابعة والروابط ذات الصلة وفقًا لآلية الدمج الموضحة في التطبيق.

لا يمكن التراجع عن عملية الدمج. يرجى التأكد من القسم المستهدف قبل إتمام عملية الدمج.

أقسام المحفوظات #

قم بأرشفة قسم ما عندما يصبح من غير الضروري إتاحته للاختيارات الجديدة. يمكن مراجعة الأقسام المؤرشفة باستخدام عرض مؤرشف ويمكن استعادتها عند الضرورة.

يُعد الأرشفة عمومًا أكثر أمانًا من حذف سجل المؤسسة.

القسم الرئيسي والأقسام المشاركة #

تحتوي كل فكرة ومشروع على حقلين منفصلين خاصين بالأقسام:

هذه المجالات تفصل بين المساءلة والتعاون.

القسم المسؤول #

إن القسم المسؤول هذا الخيار اختياري. وعند تحديده، يجب أن يمثل القسم الذي يتحمل المسؤولية الرئيسية عن تنسيق هذا العنصر أو متابعة سير العمل فيه أو تنفيذه.

يمكن اختيار قسم رئيسي واحد فقط.

مفيد القرار السؤال هو:

ما هو القسم المسؤول عن ضمان المضي قدماً في هذه الفكرة أو هذا المشروع؟

الأقسام المشاركة #

الأقسام المشاركة هو حقل متعدد الخيارات. ويُستخدم لتسجيل الإدارات الأخرى التي تساهم بشكل فعال بالخبرة الفنية، أو القدرات، أو الدعم التنفيذي، أو التمويل، أو التحقق، أو القرار-صناعة.

يمكن أن تشمل الفكرة أو المشروع عدة إدارات مشاركة.

تجنب تكرار الأدوار داخل الأقسام #

لا يمكن أيضًا اختيار القسم الرئيسي المحدد ليكون قسمًا مشاركًا. حيث يظهر القسم في قائمة اختيار الأقسام المشاركة على أنه معطل، ويُشار إليه باعتباره القسم الرئيسي.

وهذا يمنع تكرار التصنيف ويحافظ على وضوح التقارير.

في حالة تغيير القسم المسؤول الرئيسي، يرجى مراجعة الأقسام المشاركة للتأكد من أن التوزيع الجديد للمسؤوليات لا يزال صحيحًا.

تعيين الأقسام إلى فكرة ما #

افتح فكرة في مسار «استوديو الابتكار» واختر التفاصيل علامة التبويب. ابحث عن التصنيف القسم.

لتصنيف الفكرة:

1. اختر وحدة تنظيمية عند الاقتضاء.
2. اختر خيارًا واحدًا القسم المسؤول.
3. مفتوح الأقسام المشاركة.
4. ابحث في التسلسل الهرمي أو تصفحه.
5. حدد كل قسم إضافي له دور مهم.
6. راجع التصنيف النهائي.

تُظهر أدوات التصفية الخاصة بالقسم التسلسل الهرمي، ويمكنها عرض أعداد سياقية للأفكار والمشاريع والمستخدمين. كما يمكن لنتائج البحث أن تُظهر المسار الهرمي الكامل لكل منها.

لا تضف أقسامًا لمجرد أنها قد تتأثر بفكرة ما. يجب أن تمثل الأقسام المشاركة فرقًا لها دور فعلي في تطوير العنصر أو تقييمه أو تنفيذه أو دعمه.

تعيين الأقسام إلى مشروع ما #

تستخدم المشاريع نموذج المسؤولية نفسه:

• قسم رئيسي واحد اختياري
• عدة أقسام مشاركة اختيارية
• لا يوجد تداخل بين الدورين

عادةً ما تتولى الإدارة الرائدة مهام التنسيق والتنفيذ. أما الإدارات المشاركة، فهي تمثل الفرق التي توفر الأفراد والخبرات والدعم التنفيذي أو أي مساهمات أخرى.

إن استخدام النموذج نفسه للأفكار والمشاريع يضمن الحفاظ على المسؤولية عندما تنتقل الفكرة المعتمدة إلى مرحلة التنفيذ. يرجى مراجعة الحقول عند بدء المشروع، لأن الجهة المسؤولة عن المشروع قد تختلف عن القسم الذي قاد الفكرة في الأصل.

الأقسام والوحدات التنظيمية #

تخدم الوحدات التنظيمية والأقسام أغراضًا مترابطة ولكنها مختلفة.

أن الوحدة التنظيمية يحدد المكان الذي تنتمي إليه الفكرة أو المشروع من منظور أوسع يتعلق بملكية الأعمال. أ القسم يحدد الفريق التشغيلي الذي يقود العمل أو يشارك فيه.

يمكن ربط الأقسام بوحدة تنظيمية. ويساعد ذلك المؤسسات على إدارة الهياكل الإدارية داخل مختلف الشركات أو الأقسام أو المناطق أو وحدات الأعمال أو غيرها من الكيانات التنظيمية الرئيسية.

عندما تكون هناك وحدة تنظيمية واحدة فقط #

عندما يحتوي النظام على وحدة تنظيمية واحدة فقط، يتم تحديدها تلقائيًا. ولا يحتاج المستخدمون إلى اتخاذ أي خيار غير ضروري.

عندما توجد وحدات تنظيمية متعددة #

عندما تتوفر وحدات تنظيمية متعددة، يمكن للمستخدم اختيار الوحدة التنظيمية ذات الصلة. كما يمكن ترك هذا الحقل فارغًا.

يمكن أن يساعد اختيار «وحدة تنظيمية» المستخدمين على التعامل مع الهيكل الإداري المرتبط المناسب. ويُعتبر ترك الحقل فارغًا خيارًا مقبولًا عندما لا تنتمي الفكرة أو المشروع بعد إلى وحدة تنظيمية محددة، أو عندما لا يكون هذا المستوى من التصنيف مطلوبًا.

ينبغي أن تحدد المنظمة القاعدة الإدارية الدقيقة. ويُعد الاختيار التلقائي وسيلة لتسهيل العمل، ولا يُعد بديلاً عن مراجعة صحة التصنيف.

إعداد التقارير عبر الأقسام #

إن تقرير توفر علامة التبويب هذه إمكانية إعداد التقارير بشكل هرمي عبر الأقسام المختلفة.

بناءً على البيانات المتاحة، يمكن أن يعرض التقرير ما يلي:

• الأفكار المخصصة مباشرةً لإحدى الإدارات
• إجمالي الأفكار بما في ذلك الأقسام الفرعية
• المشاريع المخصصة مباشرةً لإحدى الإدارات
• إجمالي عدد المشاريع، بما في ذلك الأقسام التابعة لها
• المستخدمون المرتبطون مباشرة بإحدى الإدارات
• إجمالي عدد المستخدمين بما في ذلك الإدارات الفرعية

المباشر مقابل الإجمالي #

مباشر يعرض العناصر المرتبطة تحديدًا بالقسم المحدد.

المجموع يتضمن القسم المحدد والنشاط المحدد من الأقسام التابعة له.

على سبيل المثال، إذا تم تعيين مشروع إلى الدعم الرقمي, ، يمكن أن تساهم في إجمالي أرباح الشركة الأم خدمة العملاء والمستوى الأعلى العمليات القسم.

يساعد هذا التمييز المديرين على مقارنة المسؤولية المحلية بالنشاط المشترك لمنطقة تنظيمية أوسع نطاقًا.

أمثلة عملية #

المثال 1: تحسين بوابة العملاء #

تتخذ الشركة الهيكل التالي:

1. العمليات
2. خدمة العملاء
3. الدعم الرقمي

يقود هذه الفكرة الرامية إلى تحسين بوابة العملاء الدعم الرقمي. تطوير تكنولوجيا المعلومات و تسويق يشاركون لأنهم يتمتعون بالخبرة في مجال التنفيذ والتواصل مع العملاء.

التصنيف:

• القسم المسؤول: الدعم الرقمي
• الأقسام المشاركة: تطوير تكنولوجيا المعلومات، التسويق

يوضح هذا التمييز من يتولى تنسيق الفكرة وأي الفرق تساهم فيها.

المثال 2: مشروع الاستدامة #

يقود مشروعًا صناعيًّا يهدف إلى الحد من نفايات التغليف العمليات. المشتريات, تطوير المنتجاتو الاستدامة المشاركة.

التصنيف:

• القسم المسؤول: العمليات
• الأقسام المشاركة: المشتريات، تطوير المنتجات، الاستدامة

يمكن الآن لتقارير المحفظة أن تُظهر المشروع ضمن الإطار الإداري للمسؤولية، مع الحفاظ في الوقت نفسه على طبيعته المتعددة الوظائف.

المثال 3: الابتكار في مجال التعلم الجامعي #

تقوم إحدى الجامعات بتجربة طريقة تعليمية رقمية جديدة.

التصنيف:

• الوحدة التنظيمية: كلية إدارة الأعمال
• القسم المسؤول: الابتكار في مجال التعلم
• الأقسام المشاركة: خدمات تكنولوجيا المعلومات، دعم الطلاب، فريق التدريس

تُبيّن «وحدة التنظيم» الجهة التي ينتمي إليها المشروع. أما حقول «القسم» فتوضح المساءلة والتعاون.

المثال 4: فكرة ليس لها مالك مؤكد #

يقدم أحد الموظفين فكرة أولية لم تتم مراجعتها بعد.

التصنيف:

• الوحدة التنظيمية: فارغة
• القسم المسؤول: فارغ
• الأقسام المشاركة: فارغ

وهذا صحيح لأن الحقول اختيارية. وأثناء عملية الفرز، يمكن لفريق الابتكار تحديد الجهة المسؤولة المناسبة داخل المؤسسة وإكمال التصنيف لاحقًا.

طريقة الإعداد الموصى بها #

قبل عرض هيكل الإدارة:

1. حدد ما يمثله كل مستوى من مستويات التسلسل الهرمي.
2. استخدم المصطلحات التي يفهمها المستخدمون بالفعل.
3. تحديد الحالات التي ينبغي فيها اختيار وحدة تنظيمية.
4. اشرح الفرق بين الإدارات الرائدة والإدارات المشاركة.
5. حدد من يحق له إنشاء الأقسام أو تعديلها.
6. اختبر التسلسل الهرمي باستخدام أفكار ومشاريع ومستخدمين حقيقيين.
7. مراجعة التقارير المباشرة والإجمالية.
8. قم بإزالة التكرارات قبل التوسع في استخدامها.
9. قم بأرشفة الأقسام التي لم تعد موجودة عند حدوث تغييرات في المؤسسة.
10. مراجعة توزيع المسؤوليات بين الأقسام خلال اجتماعات المحفظة.

تجنب إنشاء هيكل هرمي يعكس كل فريق مؤقت أو خط تبعية. يجب أن يكون الهيكل مستقرًا بما يكفي لدعم إجراء تحليل ذي مغزى.

مقارنة الأقسام بالهياكل ذات الصلة #

قد تكون هذه الهياكل مكملة لبعضها البعض، لكن لا ينبغي اعتبارها قابلة للتبادل.

الإدارة والصيانة #

يتطلب وجود هيكل إداري موثوق به صيانة دورية.

تشمل الممارسات الموصى بها ما يلي:

• تعيين مسؤول عن الأمر حيثما كان ذلك مفيدًا
• احرص على أن تكون الأسماء متسقة مع المصطلحات المستخدمة في المؤسسة
• منع تكرار الأقسام
• التحقق مما إذا كانت الإدارات الرائدة تعكس المساءلة الفعلية
• استخدم خيار «الأقسام المشاركة» فقط للمساهمين الفعّالين
• التحقق من روابط الوحدات التنظيمية بعد عمليات إعادة التنظيم
• أرشفة الأقسام التي لم تعد موجودة
• استعراض تأثير عمليات النقل والدمج على إعداد التقارير
• شرح قواعد التصنيف أثناء عملية التهيئة
• مراجعة البنود التي لا يوجد لها قسم مسؤول عنها بشكل دوري

مقالات ذات صلة #

• الوحدات التنظيمية: نظرة عامة على المهام الوظيفية وإدارة الهيكل الهرمي
• المجالات الاستراتيجية: نظرة عامة وظيفية
• كيفية إدارة الفئات لشركتك
• نظرة عامة على لوحة معلومات الابتكار

ملخص #

تربط الإدارات جهود الابتكار بالفرق التشغيلية المسؤولة عن قيادتها والمساهمة فيها. قبول المهمة يدعم نظامًا هرميًّا مرنًا من ثلاثة مستويات، وعلاقات اختيارية بين الوحدات التنظيمية، وقسمًا رئيسيًّا واحدًا اختياريًّا، وعدة أقسام مشاركة اختيارية لكل من الأفكار والمشاريع.

يضمن القسم الرئيسي المساءلة الواضحة. وتحافظ الأقسام المشاركة على التعاون بين الوظائف المختلفة. كما أن منع اختيار القسم الرئيسي ليكون مشاركًا أيضًا يضمن دقة التصنيف وإعداد التقارير.

عندما يتم تكوين الأقسام بطريقة متسقة، تحصل المؤسسات على تحديد أوضح للمسؤوليات، ورؤى أقوى في مجال التعاون، وتقارير أكثر موثوقية على مستوى محفظة الابتكار الخاصة بها.