مقدمة إدارة المهام

سبب الحاجة إلى هذه الميزة #

غالبًا ما تنطوي مشاريع الابتكار على العديد من الأنشطة عبر مختلف الأشخاص والمراحل والمواعيد النهائية. وبدون طريقة منظمة لإدارة المهام، يمكن أن تفقد الفرق مسار الملكية وتفوت المواعيد النهائية وتواجه صعوبة في فهم تقدم المشروع.

تساعد إدارة المهام فرق الابتكار في الحفاظ على التنظيم داخل المشروع. فهي توفر رؤية واضحة لما يجب القيام به، ومن هو المسؤول، وكيف يتقدم العمل بمرور الوقت.

ما هي هذه الميزة #

إدارة المهام في قبول المهمة هي منطقة تتبع المهام داخل مشروع الابتكار. وهي تساعد الفرق على إنشاء مهام المشروع وتعيينها وتحديثها ومراقبتها حتى يمكن تنسيق العمل بشكل أكثر فعالية.

تتم إدارة المهام داخل المهام للمشروع. من هناك، يمكن للمستخدمين العمل من خلال عرضين: عرض القائمة و عرض جانت. تساعد طرق العرض هذه الفرق على تتبع المواعيد النهائية وملكية المهام والمراحل والتقدم المحرز بطرق مختلفة.

إدارة المهام هي جزء من تنفيذ المشاريع الابتكارية. وهي تدعم متابعة المشروع من الداخل قبول المهمة, بينما لا يزال من الممكن التعامل مع تتبع النشاط التشغيلي الأوسع نطاقًا في أدوات أخرى إذا لزم الأمر.

مستوى الوصول #

مستخدم الطاقة

تحتاج إلى الوصول إلى مشروع الابتكار ذي الصلة في استوديو الابتكار للعمل مع مهام المشروع.

مسار التنقل #

مسار التنقل: استوديو الابتكار ← المشاريع ← فتح مشروع ← المهام

كيفية استخدام هذه الميزة #

تُستخدم إدارة المهام داخل المشروع لتتبع الأنشطة اللازمة للمضي قدمًا في المشروع. يمكنك استخدامه لتعيين العمل وتجميع المهام وتحديث المواعيد النهائية ومراقبة التقدم المحرز من خلال طرق عرض القائمة وجانت.

يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص عندما يشارك العديد من أعضاء الفريق ويتضمن المشروع عدة مراحل أو مواعيد نهائية.

إرشادات خطوة بخطوة #

1. مفتوح استوديو الابتكار.
2. انتقل إلى المشاريع.
3. افتح المشروع الذي تريد إدارته.
4. اختر المهام علامة التبويب.
5. اختر عرض القائمة أو عرض جانت حسب النظرة العامة التي تحتاجها.
6. انقر فوق إضافة مهمة إذا كنت تريد إنشاء مهمة جديدة.
7. املأ تفاصيل المهمة واحفظ المهمة.
8. قم بتحديث قيم المهام مباشرة في القائمة عند تقدم العمل.
9. راجع ملكية المهام والمواعيد النهائية والحالة بانتظام لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.

طرق عرض إدارة المهام #

عرض القائمة #

تعرض طريقة عرض القائمة قائمة ذكية بجميع المهام في المشروع. يتم تجميع المهام دائمًا بناءً على المجموعة حسب محدد.

يمكنك تجميع المهام حسب:

• الأسبوع لتجميع المهام الأسبوعية
• الشهر لتجميع المهام الشهرية
• المراحل للتجميع حسب مرحلة المشروع
• الحالة للتجميع حسب تقدم المهمة
• المالك للتجميع حسب الشخص المسؤول

هذا العرض مفيد عندما تريد نظرة عامة عملية وقابلة للتحرير على المهام.

عرض جانت #

تعرض طريقة عرض مخطط جانت جميع مهام المشروع في نظرة عامة تفاعلية تستند إلى الوقت. يساعدك هذا على فهم توقيت المهام وتسلسلها وتقدمها بشكل أوضح.

يمكنك رؤية التسلسل الهرمي والتقدم المحرز في المهام في هذا المخطط والتمرير فوق المهام لعرض المزيد من المعلومات.

إضافة مهمة جديدة #

يمكنك إنشاء مهمة جديدة بالنقر على إضافة مهمة في علامة التبويب المهام.

تتوفر الحقول التالية عند إنشاء مهمة:

• العنوان - عنوان المهمة. هذا مطلوب.
• المرحلة - حقل مجاني يمكنك من خلاله إدخال اسم مرحلة جديدة أو تحديد مرحلة موجودة تستخدمها بالفعل مهام أخرى في هذا المشروع.
• المالك - الشخص المسؤول عن المهمة. عندما يتم حفظ المهمة، يتلقى المالك إشعاراً.
• تاريخ الانتهاء - الموعد النهائي للمهمة. في ذلك التاريخ، يتلقى المالك إشعارًا تذكيريًا.
• المدة - الوقت اللازم لإكمال المهمة.
• الحالة - يشير إلى ما إذا كانت المهمة لم تبدأ أو قيد التنفيذ أو مكتملة.
• الوصف - وصف واضح للمهمة.

تحرير مباشر للمهام مباشرة في القائمة الذكية #

يمكن تحديث المهام في القائمة الذكية مباشرةً. كل شيء مباشر ويتم تحديثه على الفور.

على سبيل المثال، عندما تقوم بتغيير الموعد النهائي، يتم إعادة تنظيم المهام في مجموعة الأسبوع أو الشهر تلقائيًا. يحدث الشيء نفسه بالنسبة للحقول المرئية الأخرى في القائمة الذكية.

هذا يجعل عرض القائمة مفيدًا لمتابعة المشروع بسرعة دون فتح كل مهمة على حدة.

إشعارات #

ترتبط الإشعارات التالية بالمهام:

• يتم إرسال إشعار إلى مالك المهمة عند إنشاء مهمة أو عند تغيير مالك المهمة.
• يتم إرسال إشعار إلى مالك المهمة في صباح يوم الموعد النهائي للمهمة كتذكير بأن الموعد النهائي قد حان.

لا يتم إرسال تذكير الموعد النهائي عندما تكون المهمة قد اكتملت بالفعل.

التهيئة والتعديلات #

تتوفر إدارة المهام داخل كل مشروع في المهام علامة التبويب. تعتمد طريقة استخدام المهام على كيفية هيكلة فريق المشروع للمراحل والملكية والمواعيد النهائية.

للحفاظ على فعالية إدارة المهام، استخدم أسماء مراحل متسقة، وقم بتعيين مالكين واضحين، وقم بتحديث الحالات بانتظام. وهذا يحسن كلاً من تجميع القوائم ورؤية جانت.

إذا لم تتم متابعة المهام بشكل صحيح، قم بمراجعة ما إذا كان يتم الحفاظ على المواعيد النهائية والملكية وتحديثات الحالة باستمرار من قبل فريق المشروع.

مثال عملي - إنوفيشنلاندز #

تدير شركة إنوفيشن لاندز مشروعاً لتقديم تجربة تفاعلية جديدة في طابور انتظار الضيوف. يضم فريق المشروع أشخاصاً من تجربة الضيوف وعمليات المتنزه والتكنولوجيا.

داخل المشروع، يفتح رائد الابتكار داخل المشروع المهام ويقوم بإنشاء مهام مثل التحقق من صحة المفهوم ومراجعة السلامة التشغيلية ومدخلات الميزانية وتخطيط النموذج الأولي. يتم تعيين كل مهمة إلى المالك المناسب، وتوضع في مرحلة معينة، وتُحدد لها مهلة زمنية.

أثناء المتابعة الأسبوعية، يستخدم الفريق عرض القائمة مجمّعة حسب الحالة لمعرفة ما لم يبدأ، وما هو قيد التنفيذ، وما تم الانتهاء منه. بالنسبة للتخطيط عبر الجدول الزمني الكامل، يتم التحويل إلى عرض جانت لفهم كيفية تداخل المهام وما إذا كان المشروع لا يزال في الموعد المحدد.

وهذا يساعد Innovationlands في الحفاظ على تنظيم المشروع وتوضيح الملكية ومراقبة ما إذا كان العمل يتقدم نحو المرحلة التالية من المشروع.