Introdução à gestão de tarefas

Porque é que esta funcionalidade é necessária #

Os projectos de inovação envolvem frequentemente muitas actividades que envolvem diferentes pessoas, fases e prazos. Sem uma forma estruturada de gerir as tarefas, as equipas podem perder o controlo da responsabilidade, falhar prazos e ter dificuldade em compreender o progresso do projeto.

A gestão de tarefas ajuda as equipas de inovação a manterem-se organizadas no âmbito de um projeto. Fornece uma visão clara do que precisa de ser feito, quem é responsável e como o trabalho está a progredir ao longo do tempo.

O que é esta funcionalidade #

Gestão de tarefas em Aceitar Missão é a área de acompanhamento de tarefas dentro de um projeto de inovação. Ajuda as equipas a criar, atribuir, atualizar e monitorizar as tarefas do projeto para que o trabalho possa ser coordenado de forma mais eficaz.

As tarefas são geridas dentro do Tarefas de um projeto. A partir daí, os utilizadores podem trabalhar em duas vistas: Vista de lista e Vista de Gantt. Estas vistas ajudam as equipas a controlar os prazos, a propriedade das tarefas, as fases e o progresso de diferentes formas.

A gestão de tarefas faz parte da execução de projectos de inovação. Apoia o acompanhamento do projeto no interior Aceitar Missão, enquanto o acompanhamento de actividades operacionais mais amplas pode ainda ser tratado noutras ferramentas, se necessário.

Nível de acesso #

Utilizador avançado

É necessário ter acesso ao projeto de inovação relevante no Estúdio de Inovação para trabalhar com as tarefas do projeto.

Percurso de navegação #

Caminho de navegação: Estúdio de Inovação → Projectos → Abrir projeto → Tarefas

Como utilizar esta funcionalidade #

A gestão de tarefas é utilizada no âmbito de um projeto para acompanhar as actividades necessárias para fazer avançar o projeto. Pode utilizá-la para atribuir trabalho, agrupar tarefas, atualizar prazos e monitorizar o progresso através de vistas de lista e de Gantt.

Isto é especialmente útil quando estão envolvidos vários membros da equipa e o projeto inclui várias fases ou prazos.

Instruções passo a passo #

1. Aberto Estúdio de inovação.
2. Ir para Projectos.
3. Abra o projeto que pretende gerir.
4. Selecionar o Tarefas tab.
5. Escolher Vista de lista ou Vista de Gantt consoante a panorâmica de que necessita.
6. Clicar Adicionar tarefa se pretender criar uma nova tarefa.
7. Preencha os detalhes da tarefa e guarde-a.
8. Atualizar os valores das tarefas diretamente na lista quando o trabalho avança.
9. Rever regularmente a propriedade, os prazos e o estado das tarefas para manter o projeto no bom caminho.

Vistas de gestão de tarefas #

Vista de lista #

A vista de lista apresenta uma lista inteligente de todas as tarefas do projeto. As tarefas são sempre agrupadas com base no Agrupar por seletor.

É possível agrupar tarefas por:

• Semana para agrupamento de tarefas semanais
• Mês para agrupamento de tarefas mensais
• Fases para agrupamento por fase de projeto
• Estado para agrupar por progresso da tarefa
• Proprietário para agrupamento por pessoa responsável

Esta vista é útil quando se pretende uma visão geral prática e editável da tarefa.

Vista de Gantt #

A vista do diagrama de Gantt apresenta todas as tarefas do projeto numa visão geral interactiva baseada no tempo. Isto ajuda-o a compreender mais claramente o tempo, a sequência e o progresso das tarefas.

Pode ver a hierarquia e o progresso das tarefas neste gráfico e passar o cursor sobre as tarefas para ver mais informações.

Adicionar uma nova tarefa #

É possível criar uma nova tarefa clicando no botão Adicionar tarefa no separador Tarefas.

Os seguintes campos estão disponíveis aquando da criação de uma tarefa:

• Título - O título da tarefa. Isto é obrigatório.
• Fase - Um campo livre onde pode introduzir um novo nome de fase ou selecionar uma fase existente já utilizada por outras tarefas neste projeto.
• Proprietário - A pessoa responsável pela tarefa. Quando a tarefa é guardada, o proprietário recebe uma notificação.
• Data final - O prazo da tarefa. Nessa data, o proprietário recebe uma notificação de lembrete.
• Duração - O tempo necessário para concluir a tarefa.
• Estado - Indica se a tarefa não foi iniciada, está em curso ou foi concluída.
• Descrição - Uma descrição clara da tarefa.

Tarefas de edição em tempo real diretamente na lista inteligente #

As tarefas da lista inteligente podem ser actualizadas diretamente. Tudo está em direto e é atualizado imediatamente.

Por exemplo, quando se altera o prazo, as tarefas no agrupamento da semana ou do mês são reorganizadas automaticamente. O mesmo acontece com outros campos visíveis na lista inteligente.

Isto torna a vista de lista útil para um acompanhamento rápido do projeto sem abrir cada tarefa separadamente.

Notificações #

As seguintes notas estão ligadas a tarefas:

• É enviada uma notificação ao proprietário da tarefa quando uma tarefa é criada ou quando o proprietário da tarefa é alterado.
• É enviada uma notificação ao proprietário da tarefa na manhã do prazo da tarefa para o lembrar de que o prazo chegou.

O lembrete de prazo não é enviado quando a tarefa já está concluída.

Configuração e ajustes #

A gestão de tarefas está disponível dentro de cada projeto no Tarefas tab. A forma como as tarefas são utilizadas depende da forma como a equipa de projeto estrutura as fases, a propriedade e os prazos.

Para manter a gestão de tarefas eficaz, utilize nomes de fases consistentes, atribua proprietários claros e actualize os estados regularmente. Isto melhora o agrupamento de listas e a visibilidade de Gantt.

Se as tarefas não estiverem a ser devidamente acompanhadas, verifique se os prazos, a propriedade e as actualizações de estado estão a ser mantidos de forma consistente pela equipa do projeto.

Exemplo prático - Innovationlands #

A Innovationlands está a gerir um projeto para introduzir uma nova experiência interactiva de fila de espera para os visitantes. A equipa do projeto inclui pessoas das áreas da experiência dos visitantes, operações do parque e tecnologia.

Dentro do projeto, o líder da inovação abre o Tarefas e cria tarefas como a validação do conceito, a revisão da segurança operacional, a introdução do orçamento e o planeamento do protótipo. Cada tarefa é atribuída ao proprietário certo, colocada numa fase e com um prazo.

Durante o acompanhamento semanal, a equipa utiliza o Vista de lista agrupados por estado para ver o que não foi iniciado, o que está em curso e o que está concluído. Para o planeamento ao longo de toda a linha de tempo, mudam para o Vista de Gantt para compreender como as tarefas se sobrepõem e se o projeto ainda está dentro do prazo.

Isto ajuda a Innovationlands a manter o projeto organizado, a tornar a propriedade clara e a monitorizar se o trabalho está a progredir para a fase seguinte do projeto.