Abteilungen: Funktionaler Überblick und Hierarchieverwaltung #

Abteilungen helfen Organisationen dabei, Ideen, Projekte, Nutzer und Innovationsaktivitäten mit den Teams zu verknüpfen, die für die Leitung oder Mitgestaltung der Arbeit verantwortlich sind. Sie schaffen eine einheitliche Organisationsstruktur für Verantwortlichkeiten, Zusammenarbeit, Filterung und Berichterstattung über Auftrag annehmen.

Eine Abteilungsstruktur kann bis zu drei Ebenen umfassen. Unternehmen können die Bezeichnung für jede Ebene individuell anpassen und Abteilungen bei Bedarf einer Organisationseinheit zuordnen.

Warum diese Funktion erforderlich ist #

Innovation ist selten das Verdienst nur eines einzigen Teams. Eine Abteilung mag zwar die Federführung bei einer Idee oder einem Projekt übernehmen, während mehrere andere Abteilungen Wissen, Ressourcen, Unterstützung bei der Umsetzung oder Entscheidung-Entscheidungsbefugnis.

Ohne strukturierte Abteilungsdaten könnten Unternehmen Schwierigkeiten haben, Fragen wie die folgenden zu beantworten:

• Welche Abteilung ist dafür zuständig, eine Idee voranzubringen?
• Welche Abteilungen sind an einem Projekt beteiligt?
• Wo entstehen die meisten Innovationen?
• Welche Teams arbeiten am häufigsten zusammen?
• Welche Abteilungen haben viele Ideen, aber nur wenige laufende Projekte?
• Wie sollten Dashboards und Berichte nach organisatorischer Zuständigkeit gefiltert werden?

Abteilungen bieten eine einheitliche Möglichkeit, sowohl Eigentumsverhältnisse als auch Beteiligungen zu erfassen.

Was die Abteilungen ermöglichen #

Abteilungen können für folgende Zwecke genutzt werden:

• Erstellen Sie eine Abteilungshierarchie mit bis zu drei Ebenen
• Den Namen jeder Hierarchieebene anpassen
• Abteilungen einer Organisationseinheit zuordnen
• Weisen Sie einer Idee oder einem Projekt optional eine federführende Abteilung zu
• Mehrere beteiligte Abteilungen zuweisen
• Verhindern, dass die Abteilung „Lead“ zweimal ausgewählt wird
• Benutzer den Abteilungen zuordnen
• Ideen, Projekte, Dashboards und Berichte filtern
• Direkte und zusammengefasste Aktivitäten über die gesamte Hierarchie hinweg überprüfen
• Abteilungen verschieben, zusammenführen, archivieren und wiederherstellen
• Verantwortlichkeiten klarstellen, ohne die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu vernachlässigen

So funktioniert die Hierarchie in der Abteilung #

Abteilungen können maximal drei Hierarchieebenen umfassen.

Eine gängige Struktur ist:

1. Abteilung der Gruppe
2. Abteilung
3. Team

Weitere Beispiele sind:

• Abteilung > Referat > Team
• Direktion > Geschäftsbereich > Abteilung
• Fakultät > Fakultät > Team
• Dienstleistungsbereich > Abteilung > Referat
• Region > Abteilung > Lokales Team

Unternehmen sollten Bezeichnungen verwenden, die intern bereits bekannt sind. Die Hierarchie sollte die operative Verantwortung widerspiegeln, nicht die strategische Ausrichtung.

Ideen und Projekte können einer Abteilung innerhalb der Hierarchie zugeordnet werden. Wenn in Berichten zusammengefasste Summen verwendet werden, fließen die Aktivitäten, die einer untergeordneten Ebene zugeordnet sind, auch in die Summen der übergeordneten Abteilungen ein.

Bezeichnungen auf Abteilungsebene konfigurieren #

Administratoren können die für jede Hierarchieebene angezeigte Terminologie festlegen.

Gehen Sie zu:

Innovation Studio > Einstellungen > Organisationskonfiguration > Abteilungen > Ebenenbezeichnungen

Geben Sie die gewünschten Bezeichnungen für Stufe 1, Stufe 2 und Stufe 3 ein. Achten Sie darauf, dass die Terminologie mit der in der internen Kommunikation und Berichterstattung verwendeten Unternehmenssprache übereinstimmt.

Abteilungen anlegen und verwalten #

Gehen Sie zu:

Innovation Studio > Einstellungen > Organisationseinrichtung > Abteilungen > Hierarchie

Über den Hierarchiebildschirm können Administratoren die Abteilungsstruktur anlegen und pflegen.

Eine Abteilung auf oberster Ebene anlegen #

1. Wählen hinzufügen für die oberste Hierarchieebene.
2. Geben Sie den Namen der Abteilung ein.
3. Weisen Sie gegebenenfalls einen Verantwortlichen zu.
4. Ordnen Sie die Abteilung bei Bedarf einer Organisationseinheit zu.
5. Fügen Sie alle verfügbaren beschreibenden Informationen hinzu.
6. Speichern Sie die Änderungen.

Unterabteilungen und gleichrangige Abteilungen hinzufügen #

Benutzen Kind um eine Abteilung unterhalb einer bestehenden Abteilung anzulegen.

Benutzen Geschwister um eine Abteilung auf derselben Ebene wie die ausgewählte Abteilung anzulegen.

Die gesamte Hierarchie darf nicht mehr als drei Ebenen umfassen.

Abteilungen verlegen #

Eine Abteilung kann auf eine andere gültige Position in der Hierarchie verschoben werden. Überprüfen Sie die neue übergeordnete Ebene sorgfältig, bevor Sie die Änderung bestätigen, da sich durch das Verschieben einer Abteilung die Art und Weise ändert, wie deren Aktivitäten in Berichten zusammengefasst werden.

Doppelte Abteilungen zusammenführen #

Abteilungen zusammenführen, wenn doppelte Datensätze dasselbe Organisationsteam darstellen. Zugehörige untergeordnete Elemente und Verknüpfungen werden entsprechend dem in der Anwendung angezeigten Zusammenführungsverhalten übertragen.

Das Zusammenführen kann nicht rückgängig gemacht werden. Überprüfen Sie die Zielabteilung, bevor Sie den Vorgang abschließen.

Archivabteilungen #

Archivieren Sie eine Abteilung, wenn sie für neue Auswahlen nicht mehr verfügbar sein soll. Archivierte Abteilungen können mithilfe von Archivierte anzeigen und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Das Archivieren ist im Allgemeinen sicherer als das Löschen der Organisationshistorie.

Federführende Abteilung und beteiligte Abteilungen #

Jede Idee und jedes Projekt enthält zwei separate Abteilungsfelder:

Diese Bereiche trennen Verantwortlichkeit und Zusammenarbeit voneinander.

Federführende Abteilung #

Der Federführende Abteilung ist optional. Wenn diese Option ausgewählt ist, sollte sie die Abteilung bezeichnen, die in erster Linie für die Koordination, die Weiterentwicklung oder die Bereitstellung des Elements zuständig ist.

Es kann nur eine federführende Abteilung ausgewählt werden.

Ein nützliches Entscheidung Die Frage lautet:

Welche Abteilung ist dafür verantwortlich, dass diese Idee oder dieses Projekt vorankommt?

Beteiligte Abteilungen #

Beteiligte Abteilungen ist ein Feld mit Mehrfachauswahl. Hier werden andere Abteilungen erfasst, die aktiv Fachwissen, Kapazitäten, Unterstützung bei der Umsetzung, Finanzierung, Validierung oder Entscheidung-Herstellung.

Eine Idee oder ein Projekt kann mehrere beteiligte Abteilungen umfassen.

Vermeidung doppelter Abteilungsrollen #

Die ausgewählte federführende Abteilung kann nicht gleichzeitig als teilnehmende Abteilung ausgewählt werden. Sie wird in der Auswahlliste der teilnehmenden Abteilungen als deaktiviert angezeigt und ist als federführende Abteilung gekennzeichnet.

Dadurch werden doppelte Klassifizierungen vermieden und die Berichterstattung bleibt verständlich.

Sollte sich die federführende Abteilung ändern, überprüfen Sie bitte die beteiligten Abteilungen, um sicherzustellen, dass die neue Zuständigkeitsverteilung weiterhin korrekt ist.

Einer Idee Abteilungen zuweisen #

Öffnen Sie eine Idee im Trichter des Innovation Studios und wählen Sie die Einzelheiten Registerkarte. Suchen Sie die Klassifizierung Abschnitt.

Um die Idee einzuordnen:

1. Wählen Sie gegebenenfalls eine Organisationseinheit aus.
2. Wählen Sie eine Option aus Federführende Abteilung.
3. Öffnen Sie Beteiligte Abteilungen.
4. Durchsuchen oder durchblättern Sie die Hierarchie.
5. Wählen Sie jede weitere Abteilung aus, die eine wesentliche Rolle spielt.
6. Überprüfen Sie die endgültige Einstufung.

Die Abteilungsauswahlfelder zeigen die Hierarchie an und können kontextbezogene Zahlenangaben zu Ideen, Projekten und Benutzern anzeigen. Suchergebnisse können zudem ihren vollständigen Hierarchiepfad anzeigen.

Fügen Sie keine Abteilungen hinzu, nur weil sie möglicherweise von einer Idee betroffen sind. Die beteiligten Abteilungen sollten Teams repräsentieren, die tatsächlich an der Entwicklung, Bewertung, Umsetzung oder Unterstützung des Gegenstands beteiligt sind.

Abteilungen einem Projekt zuweisen #

Projekte verwenden dasselbe Zuständigkeitsmodell:

• Eine optionale Fachabteilung
• Mehrere optionale beteiligte Abteilungen
• Keine Überschneidungen zwischen den beiden Rollen

Die federführende Abteilung ist in der Regel für die Koordination und Umsetzung zuständig. Die beteiligten Abteilungen stellen die Teams dar, die Personal, Fachwissen, Unterstützung bei der Umsetzung oder sonstige Beiträge bereitstellen.

Die Verwendung desselben Modells für Ideen und Projekte gewährleistet, dass die Zuständigkeit gewahrt bleibt, wenn eine genehmigte Idee in die Umsetzung übergeht. Überprüfen Sie die Felder beim Start eines Projekts, da die Projektverantwortung unter Umständen nicht bei der Abteilung liegt, die die Idee ursprünglich vorangetrieben hat.

Abteilungen und Organisationseinheiten #

Organisationseinheiten und Abteilungen dienen verwandten, aber unterschiedlichen Zwecken.

Ein Organisationseinheit legt fest, wo eine Idee oder ein Projekt aus einer übergeordneten betrieblichen Perspektive hingehört. A Abteilung gibt das operative Team an, das die Arbeit leitet oder daran mitwirkt.

Abteilungen können einer Organisationseinheit zugeordnet werden. Dies hilft Unternehmen dabei, Abteilungsstrukturen innerhalb verschiedener Unternehmen, Sparten, Regionen, Geschäftsbereiche oder anderer wichtiger Organisationseinheiten zu verwalten.

Wenn nur eine Organisationseinheit vorhanden ist #

Wenn das System genau eine Organisationseinheit enthält, wird diese automatisch ausgewählt. Die Benutzer müssen keine unnötige Auswahl treffen.

Wenn mehrere Organisationseinheiten vorhanden sind #

Wenn mehrere Organisationseinheiten zur Auswahl stehen, kann der Benutzer die entsprechende Organisationseinheit auswählen. Das Feld kann auch leer gelassen werden.

Die Auswahl einer Organisationseinheit kann den Benutzern helfen, mit der entsprechenden verbundenen Abteilungsstruktur zu arbeiten. Das Feld leer zu lassen ist zulässig, wenn eine Idee oder ein Projekt noch keiner bestimmten Organisationseinheit zugeordnet ist oder wenn diese Klassifizierungsebene nicht erforderlich ist.

Die genauen Regeln für die Verwaltung sollten von der Organisation festgelegt werden. Die automatische Auswahl dient der Vereinfachung, ersetzt jedoch nicht die Überprüfung, ob die Klassifizierung korrekt ist.

Abteilungsübergreifende Berichterstattung #

Der Prüfbericht Die Registerkarte „tab“ ermöglicht eine hierarchische Berichterstellung abteilungsübergreifend.

Je nach den verfügbaren Daten kann der Bericht Folgendes anzeigen:

• Ideen, die direkt einer Abteilung zugeordnet sind
• Gesamtzahl der Ideen einschließlich der untergeordneten Abteilungen
• Projekte, die direkt einer Abteilung zugewiesen sind
• Gesamtzahl der Projekte einschließlich der untergeordneten Abteilungen
• Benutzer, die direkt einer Abteilung zugeordnet sind
• Gesamtzahl der Nutzer einschließlich untergeordneter Abteilungen

Direkt gegenüber Gesamt #

Direkt zeigt die Artikel an, die speziell mit der ausgewählten Abteilung verbunden sind.

Gesamt umfasst die ausgewählte Abteilung sowie die Aktivitäten ihrer untergeordneten Abteilungen.

Wenn beispielsweise ein Projekt zugewiesen wird an Digitale Unterstützung, kann es zum Gesamtbetrag seiner Muttergesellschaft beitragen Kundenservice und die übergeordnete Operationen Abteilung.

Diese Unterscheidung hilft Führungskräften dabei, die lokale Verantwortung mit den gemeinsamen Aktivitäten eines größeren Organisationsbereichs zu vergleichen.

Praktische Beispiele #

Beispiel 1: Verbesserung des Kundenportals #

Ein Unternehmen hat folgende Struktur:

1. Operationen
2. Kundenservice
3. Digitale Unterstützung

Eine Idee zur Verbesserung des Kundenportals wird geleitet von Digitale Unterstützung. IT-Entwicklung und Marketing sich beteiligen, da sie über das nötige Fachwissen in den Bereichen Umsetzung und Kundenkommunikation verfügen.

Klassifizierung:

• Federführende Abteilung: Digitaler Support
• Beteiligte Abteilungen: IT-Entwicklung, Marketing

Die Unterscheidung zeigt, wer die Idee koordiniert und welche Teams dazu beitragen.

Beispiel 2: Nachhaltigkeitsprojekt #

Ein Produktionsprojekt zur Reduzierung von Verpackungsabfällen wird geleitet von Operationen. Beschaffung, Produktentwicklung, und Nachhaltigkeit teilnehmen.

Klassifizierung:

• Zuständige Abteilung: Betrieb
• Beteiligte Abteilungen: Beschaffung, Produktentwicklung, Nachhaltigkeit

In der Portfolioberichterstattung kann das Projekt nun unter der zuständigen Abteilung ausgewiesen werden, wobei sein funktionsübergreifender Charakter erhalten bleibt.

Beispiel 3: Innovationen im Hochschulbereich #

Eine Universität testet eine neue digitale Lernmethode.

Klassifizierung:

• Organisationseinheit: Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
• Federführende Abteilung: Lerninnovation
• Beteiligte Abteilungen: IT-Dienste, Studentenbetreuung, Lehrteam

Die Organisationseinheit gibt an, zu welcher Einheit das Projekt gehört. Die Abteilungsfelder klären die Zuständigkeiten und die Zusammenarbeit.

Beispiel 4: Idee ohne feststehenden Urheber #

Ein Mitarbeiter reicht eine erste Idee ein, die noch nicht geprüft wurde.

Klassifizierung:

• Organisationseinheit: Leer
• Federführende Abteilung: Leer
• Beteiligte Abteilungen: Keine

Dies ist zulässig, da die Felder optional sind. Während der Triage kann das Innovationsteam die zuständige Organisation ermitteln und die Klassifizierung später vervollständigen.

Empfohlene Vorgehensweise bei der Einrichtung #

Bevor wir auf die Abteilungsstruktur eingehen:

1. Legen Sie fest, was die einzelnen Hierarchieebenen darstellen.
2. Verwenden Sie Begriffe, die den Nutzern bereits geläufig sind.
3. Legen Sie fest, wann eine Organisationseinheit ausgewählt werden soll.
4. Erläutern Sie den Unterschied zwischen federführenden und beteiligten Abteilungen.
5. Legen Sie fest, wer Abteilungen anlegen oder ändern darf.
6. Testen Sie die Hierarchie anhand konkreter Ideen, Projekte und Nutzer.
7. Überprüfen Sie die direkte und die Gesamtberichterstattung.
8. Entfernen Sie Duplikate, bevor die Lösung flächendeckend eingeführt wird.
9. Archivieren Sie nicht mehr benötigte Abteilungen, wenn sich die Organisationsstruktur ändert.
10. Überprüfen Sie bei Portfoliobesprechungen die Zuständigkeit der Abteilungen.

Vermeiden Sie es, eine Hierarchie zu schaffen, die jedes vorübergehende Team oder jede Berichtslinie widerspiegelt. Die Struktur sollte stabil genug sein, um aussagekräftige Analysen zu ermöglichen.

Abteilungen im Vergleich zu verwandten Strukturen #

Diese Strukturen mögen sich zwar ergänzen, sollten jedoch nicht als austauschbar betrachtet werden.

Verwaltung und Wartung #

Eine zuverlässige Abteilungsstruktur erfordert regelmäßige Pflege.

Zu den empfohlenen Vorgehensweisen gehören:

• Weisen Sie gegebenenfalls einen Verantwortlichen zu
• Namen sollten mit der Terminologie der Organisation übereinstimmen
• Doppelte Abteilungen vermeiden
• Prüfen, ob die federführenden Abteilungen die tatsächlichen Zuständigkeiten widerspiegeln
• Verwenden Sie „Teilnehmende Abteilungen“ nur für Personen, die einen wesentlichen Beitrag leisten.
• Überprüfen Sie die Verknüpfungen der Organisationseinheiten nach Umstrukturierungen
• Veraltete Abteilungen archivieren
• Prüfen Sie die Auswirkungen von Umzügen und Zusammenlegungen auf die Berichterstattung
• Erläutern Sie die Klassifizierungsregeln während der Einarbeitung
• Regelmäßige Überprüfung von Posten ohne federführende Abteilung

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Zusammenfassung #

Die Abteilungen verknüpfen die Innovationsarbeit mit den operativen Teams, die für deren Leitung und Mitgestaltung verantwortlich sind. Auftrag annehmen unterstützt eine flexible dreistufige Hierarchie, optionale Beziehungen zwischen Organisationseinheiten, eine optionale federführende Abteilung und mehrere optionale beteiligte Abteilungen sowohl für Ideen als auch für Projekte.

Die federführende Abteilung sorgt für eine klare Verantwortungszuordnung. Die beteiligten Abteilungen gewährleisten weiterhin eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Indem verhindert wird, dass die federführende Abteilung gleichzeitig als Teilnehmer ausgewählt wird, bleiben Klassifizierung und Berichterstattung übersichtlich.

Wenn Abteilungen einheitlich strukturiert sind, profitieren Unternehmen von klareren Zuständigkeiten, fundierteren Erkenntnissen zur Zusammenarbeit und einer zuverlässigeren Berichterstattung über ihr gesamtes Innovationsportfolio hinweg.