Einführung in die Aufgabenverwaltung

Warum diese Funktion erforderlich ist #

Innovationsprojekte umfassen oft viele Aktivitäten, die sich auf verschiedene Personen, Phasen und Fristen verteilen. Ohne eine strukturierte Verwaltung der Aufgaben können Teams den Überblick über die Zuständigkeiten verlieren, Fristen versäumen und Schwierigkeiten haben, den Projektfortschritt zu verstehen.

Die Aufgabenverwaltung hilft Innovationsteams, innerhalb eines Projekts organisiert zu bleiben. Es bietet einen klaren Überblick darüber, was zu tun ist, wer verantwortlich ist und wie die Arbeit im Laufe der Zeit voranschreitet.

Was diese Funktion ist #

Aufgabenverwaltung in Auftrag annehmen ist der Aufgabenverfolgungsbereich innerhalb eines Innovationsprojekts. Er hilft Teams beim Erstellen, Zuweisen, Aktualisieren und Überwachen von Projektaufgaben, damit die Arbeit effektiver koordiniert werden kann.

Aufgaben werden innerhalb der Aufgaben Registerkarte eines Projekts. Von dort aus können die Benutzer in zwei Ansichten arbeiten: Listenansicht und Gantt-Ansicht. Diese Ansichten helfen Teams, Fristen, Aufgabenverantwortung, Phasen und Fortschritte auf unterschiedliche Weise zu verfolgen.

Die Aufgabenverwaltung ist Teil der Durchführung von Innovationsprojekten. Es unterstützt die Projektverfolgung innerhalb Auftrag annehmen, während eine umfassendere Verfolgung der betrieblichen Aktivitäten bei Bedarf auch mit anderen Instrumenten erfolgen kann.

Zugangsebene #

Power User

Um mit Projektaufgaben arbeiten zu können, benötigen Sie Zugriff auf das entsprechende Innovationsprojekt im Innovation Studio.

Navigationspfad #

Navigationspfad: Innovation Studio → Projekte → Projekt öffnen → Aufgaben

Wie Sie diese Funktion nutzen #

Die Aufgabenverwaltung wird innerhalb eines Projekts verwendet, um die Aktivitäten zu verfolgen, die für das Vorankommen des Projekts erforderlich sind. Sie können damit Arbeit zuweisen, Aufgaben gruppieren, Fristen aktualisieren und den Fortschritt durch Listen- und Gantt-Ansichten überwachen.

Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Teammitglieder beteiligt sind und das Projekt mehrere Phasen oder Fristen umfasst.

Schritt für Schritt Anleitung #

1. Öffnen Sie Innovations-Studio.
2. Gehe zu Projekte.
3. Öffnen Sie das Projekt, das Sie verwalten möchten.
4. Wählen Sie die Aufgaben tab.
5. Wählen Sie Listenansicht oder Gantt-Ansicht je nach der von Ihnen benötigten Übersicht.
6. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen möchten.
7. Füllen Sie die Aufgabendetails aus und speichern Sie die Aufgabe.
8. Aktualisieren Sie die Aufgabenwerte direkt in der Liste, wenn die Arbeit voranschreitet.
9. Überprüfen Sie regelmäßig die Verantwortung für die Aufgaben, die Fristen und den Status, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Ansichten der Aufgabenverwaltung #

Listenansicht #

Die Listenansicht zeigt eine intelligente Liste aller Aufgaben im Projekt. Aufgaben werden immer gruppiert basierend auf dem Gruppe nach Selektor.

Sie können Aufgaben gruppieren nach:

• Woche für die wöchentliche Aufgabengruppierung
• Monat für die monatliche Aufgabengruppierung
• Phasen für die Gruppierung nach Projektphasen
• Status für die Gruppierung nach Aufgabenfortschritt
• Eigentümer für die Gruppierung nach verantwortlicher Person

Diese Ansicht ist nützlich, wenn Sie eine praktische und bearbeitbare Aufgabenübersicht wünschen.

Gantt-Ansicht #

In der Gantt-Diagramm-Ansicht werden alle Aufgaben des Projekts in einer interaktiven, zeitbasierten Übersicht dargestellt. Dies hilft Ihnen, den Zeitplan, die Reihenfolge und den Fortschritt der Aufgaben besser zu verstehen.

Sie können die Hierarchie und den Fortschritt der Aufgaben in diesem Diagramm sehen und den Mauszeiger über die Aufgaben bewegen, um weitere Informationen anzuzeigen.

Eine neue Aufgabe hinzufügen #

Sie können eine neue Aufgabe erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen auf der Registerkarte "Aufgaben".

Die folgenden Felder sind beim Erstellen einer Aufgabe verfügbar:

• Titel - Der Titel der Aufgabe. Dies ist erforderlich.
• Phase - Ein freies Feld, in das Sie einen neuen Phasennamen eingeben oder eine bestehende Phase auswählen können, die bereits von anderen Aufgaben in diesem Projekt verwendet wird.
• Eigentümer - Die für die Aufgabe verantwortliche Person. Wenn die Aufgabe gespeichert wird, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung.
• Datum des Endes - Die Frist für die Aufgabe. Zu diesem Datum erhält der Eigentümer eine Erinnerungsmeldung.
• Dauer - Die für die Erledigung der Aufgabe benötigte Zeit.
• Status - Gibt an, ob die Aufgabe nicht gestartet, in Bearbeitung oder abgeschlossen ist.
• Beschreibung - Eine klare Beschreibung der Aufgabe.

Live-Bearbeitung von Aufgaben direkt in der intelligenten Liste #

Die Aufgaben in der intelligenten Liste können direkt aktualisiert werden. Alles ist live und wird sofort aktualisiert.

Wenn Sie zum Beispiel die Frist ändern, werden die Aufgaben in der Wochen- oder Monatsgruppierung automatisch umorganisiert. Das Gleiche gilt für andere sichtbare Felder in der intelligenten Liste.

Dies macht die Listenansicht nützlich für eine schnelle Projektverfolgung, ohne jede Aufgabe einzeln öffnen zu müssen.

Benachrichtigungen #

Die folgenden Benachrichtigungen sind mit Maßnahmen verbunden:

• Eine Benachrichtigung wird an den Aufgabeneigentümer gesendet, wenn eine Aufgabe erstellt wird oder wenn der Aufgabeneigentümer geändert wird.
• Am Morgen des Abgabetermins der Aufgabe wird eine Benachrichtigung an den Aufgabeneigentümer geschickt, um ihn daran zu erinnern, dass die Frist abgelaufen ist.

Die Terminerinnerung wird nicht gesendet, wenn die Aufgabe bereits erledigt ist.

Konfiguration und Einstellungen #

Die Aufgabenverwaltung ist innerhalb jedes Projekts in der Aufgaben Registerkarte. Die Art und Weise, wie Aufgaben verwendet werden, hängt davon ab, wie das Projektteam Phasen, Verantwortlichkeiten und Fristen strukturiert.

Um eine effektive Aufgabenverwaltung zu gewährleisten, sollten Sie einheitliche Phasennamen verwenden, eindeutige Verantwortliche zuweisen und den Status regelmäßig aktualisieren. Dies verbessert sowohl die Listengruppierung als auch die Gantt-Sichtbarkeit.

Wenn Aufgaben nicht ordnungsgemäß weiterverfolgt werden, überprüfen Sie, ob Fristen, Verantwortlichkeiten und Statusaktualisierungen vom Projektteam konsequent eingehalten werden.

Praxisbeispiel - Innovationlands #

Innovationlands leitet ein Projekt zur Einführung einer neuen interaktiven Warteschlange für Gäste. Zum Projektteam gehören Mitarbeiter aus den Bereichen Gästeerlebnis, Parkbetrieb und Technologie.

Innerhalb des Projekts eröffnet der Innovationsleiter die Aufgaben und erstellt Aufgaben wie Konzeptvalidierung, Überprüfung der Betriebssicherheit, Budgeteingabe und Prototypenplanung. Jede Aufgabe wird dem richtigen Verantwortlichen zugewiesen, in eine Phase eingeordnet und mit einer Frist versehen.

Bei der wöchentlichen Nachbereitung verwendet das Team die Listenansicht gruppiert nach Status, um zu sehen, was nicht begonnen, in Arbeit und abgeschlossen ist. Für die Planung über die gesamte Zeitachse wechseln sie zum Gantt-Ansicht um zu verstehen, wie sich Aufgaben überschneiden und ob das Projekt noch im Zeitplan liegt.

Dies hilft Innovationlands, das Projekt zu organisieren, die Verantwortlichkeiten zu klären und zu überwachen, ob die Arbeit in Richtung der nächsten Projektphase voranschreitet.