Zeit in Projekten verfolgen

Warum diese Funktion erforderlich ist #

Innovationsprojekte umfassen oft mehrere Aufgaben, Phasen und Beteiligte. Ohne Zeiterfassung wird es schwieriger zu verstehen, wie viel Zeit bereits aufgewendet wurde, wie viel Zeit noch zur Verfügung steht und ob das Projekt innerhalb der erwarteten Planung bleibt.

Die Zeiterfassung hilft den Projektteams, den Aufwand klarer zu überwachen, die Planung zu verbessern und einen besseren Einblick in den Projektfortschritt zu erhalten. Außerdem unterstützt sie die Berichterstattung und hilft den Teams, Zeitdaten zur Verbesserung künftiger Projektschätzungen zu nutzen.

Was diese Funktion ist #

Zeiterfassung in Auftrag annehmen ist eine Funktion auf Projektebene, die den Benutzern hilft, die Gesamtzeit des Projekts zuzuordnen, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu registrieren und zu überwachen, wie viel Zeit verbraucht wurde und wie viel Zeit noch übrig ist.

Die Funktion verbindet die Zeitplanung auf Projektebene mit der Ausführung auf Aufgabenebene. Dem Projekt kann ein Gesamtzeitwert zugewiesen werden, während Aufgabendatensätze sowohl die verbrauchte als auch die geschätzte Zeit speichern können. Die Projektzeiterfassung verwendet diese Informationen dann zur Berechnung von Zeitverbrauch und Restzeit.

Die Zeiterfassungsdaten sind auch in der Berichterstattung verfügbar und können über den OData-Konnektor für erweiterte Analysen in Power BI verwendet werden.

Zugangsebene #

Power User

Für die Zeiterfassung benötigen Sie Zugriff auf das entsprechende Projekt im Innovation Studio. Der Zugang zum Berichtswesen oder zu externen Berichtstools kann von zusätzlichen Berechtigungen abhängen.

Navigationspfad #

Navigationspfad: Innovation Studio → Projekte → Projekt öffnen

Wie Sie diese Funktion nutzen #

Die Zeiterfassung funktioniert auf zwei Ebenen. Zunächst weisen Sie die insgesamt verfügbare Zeit für das Projekt zu. Dann erfassen Sie die Zeit für einzelne Aufgaben, so dass das Projekt zeigen kann, wie viel Zeit bereits verbraucht wurde und wie viel Zeit noch bleibt.

Dies hilft den Teams, die Projektauslastung genauer zu überwachen und die Ausführung an realistische Zeitvorgaben zu binden.

Schritt für Schritt Anleitung #

1. Öffnen Sie Innovations-Studio.
2. Gehe zu Projekte.
3. Öffnen Sie das Projekt, das Sie verwalten möchten.
4. In der Verwaltung Block auf der rechten Seite geben Sie die mit dem Projekt verbundene Gesamtzeit ein.
5. Öffnen Sie die Aufgaben tab.
6. Füllen Sie für jede Aufgabe das Feld verbrachte Zeit und die geschätzte Zeit.
7. Speichern Sie die Aufgabenaktualisierungen.
8. Überprüfen Sie den Time Tracker in der Verwaltung Block, um die insgesamt aufgewendete Zeit und die verbleibende Zeit für das Projekt zu sehen.

Einführung in die Zeiterfassung #

Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Ihren Projekten und Aufgaben eine Dauer zuzuweisen, was Ihnen hilft, den Zeitplan einzuhalten und Ressourcen effizient zu verwalten. Durch die Zeiterfassung erhalten Sie einen Einblick, wie viel Zeit für die verschiedenen Aufgaben aufgewendet wird, und können sicherstellen, dass die Projekte innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens bleiben.

Gesamtzeit einem Projekt zuordnen #

Die Gesamtzeit für ein Projekt kann in der Verwaltung Block auf der rechten Seite der Projektansicht. Dieser Block stellt die geplante Gesamtdauer oder den Aufwand für das gesamte Projekt dar.

Durch die Festlegung dieses Wertes wird die Basislinie für die Projektzeiterfassung geschaffen, die dann die geplante Zeit mit dem erfassten Aufwand vergleicht.

Zeit pro Aufgabe verfolgen #

Im Inneren der Aufgaben kann jede Aufgabe sowohl die verbrauchte Zeit als auch die geschätzte Zeit enthalten. Auf diese Weise kann das Team den Aufwand auf Aufgabenebene überwachen und gleichzeitig einen Beitrag zur Zeitübersicht auf Projektebene leisten.

Während die Benutzer die für die Aufgaben aufgewendete Zeit aktualisieren, berechnet die Projektzeiterfassung, wie viel Zeit bereits verbraucht wurde und wie viel Zeit für das Projekt noch übrig ist.

Zeitberichte anzeigen #

Zeitfelder sind in Berichten verfügbar, so dass Teams den Projektfortschritt und -aufwand besser analysieren können. Dies macht die Zeiterfassung nicht nur für die tägliche Nachverfolgung nützlich, sondern auch für die Berichterstattung und Portfolioanalyse.

Der OData-Konnektor kann auch mit Power BI verwendet werden, um detailliertere Berichte und Visualisierungen auf der Grundlage von Zeitdaten zu erstellen.

Vorteile der Zeiterfassung #

Verwaltung der Ressourcen #

Die Zeiterfassung hilft den Teams zu verstehen, wie der Aufwand auf Aufgaben und Projekte verteilt ist, was eine bessere Ressourcenplanung ermöglicht.

Haushaltskontrolle #

Wenn die Zeit mit der Projektkosten- oder Aufwandsplanung verknüpft ist, können die Teams überwachen, ob das Projekt noch im erwarteten Rahmen liegt.

Verbesserte Planung #

Historische Zeitdaten können Teams helfen, zukünftige Projekte genauer einzuschätzen.

Verstärkte Rechenschaftspflicht #

Eine klare Zuordnung von Aufgaben und Zeiteinträgen hilft den Teams, sich über die Zuständigkeiten und den Fortschritt des Projekts im Klaren zu sein.

Konfiguration und Einstellungen #

Die Zeiterfassung wird innerhalb des Projekts und seiner Aufgaben verwaltet. Damit die Zeiterfassung nützlich bleibt, sollten die Projektteams die Gesamtzeit des Projekts und die Zeitwerte auf Vorgangsebene konsequent aktualisieren.

Wenn die Zeiteinblicke nicht nützlich genug sind, überprüfen Sie, ob die Aufgaben mit realistischen Schätzungen und aktuellen Zeitwerten gepflegt werden. Konsistente Aufgabenaktualisierungen verbessern den Wert der Projektzeiterfassung und der Berichterstattung.

Für umfassendere Berichtsanforderungen können Zeitfelder über den OData-Konnektor und Power BI mit externen Berichten verbunden werden.

Praxisbeispiel - Innovationlands #

Innovationlands leitet ein Projekt zur Entwicklung eines neuen interaktiven Gästeerlebnisses für einen seiner Parks. Der Projektleiter setzt die Gesamtprojektzeit auf 200 Stunden im Verwaltung Block.

Das Team unterteilt das Projekt dann in Aufgaben wie Konzeptforschung, Prototypentwicklung, Tests und Startvorbereitung. Für jede Aufgabe wird ein geschätzter Zeitaufwand angegeben, und die Teammitglieder aktualisieren den Zeitaufwand je nach Arbeitsfortschritt.

Nach einigen Wochen zeigt der Projektzeit-Tracker, dass bereits 30 Stunden für die Forschungsphase verbraucht wurden und die verbleibende verfügbare Projektzeit entsprechend gesunken ist. Dies hilft Innovationlands bei der Entscheidung, ob die aktuelle Planung noch realistisch ist und ob die Zeit vor der nächsten Projektphase umverteilt werden muss.