Projektvorlagen: Funktionsübersicht #

Projektvorlagen helfen Unternehmen dabei, bei der Einleitung ähnlicher Innovationsprojekte auf eine bewährte Projektstruktur zurückzugreifen. Anstatt jedes Mal denselben Projektplan, dieselben Aufgaben, dieselbe Teamzusammensetzung, dieselbe strategische Ausrichtung und dieselben Inhalte zur Innovationsintelligenz neu zu erstellen, kann ein Verwaltung kann ein bestehendes Projekt als wiederverwendbare Vorlage speichern.

Eine Vorlage kann dann verwendet werden, wenn ein neues Projekt direkt in einem Projekt-Trichter angelegt wird oder wenn ein Projekt auf der Grundlage einer genehmigten Idee gestartet wird.

Warum diese Funktion erforderlich ist #

Viele Innovationsprojekte folgen einem wiederholbaren Ansatz. Ein Pilotprojekt beginnt möglicherweise immer mit denselben Validierungsaufgaben. Eine Einführung kann dieselben Risiken mit sich bringen, Entscheidung Schwerpunkte, Teamrollen und Umsetzungsschritte. Ein Innovationsprogramm kann eine standardisierte Projektmethode einsetzen, die abteilungs-, regionen- oder geschäftsbereichsübergreifend angewendet wird.

Ohne Vorlagen müssen Teams diese Struktur manuell neu erstellen. Das kostet Zeit und erhöht den Risiko dass diese wichtige Arbeit in Vergessenheit gerät oder dass bei jedem Projekt eine andere Methode angewendet wird.

Projektvorlagen ermöglichen die Wiederverwendung bewährter Projektstrukturen. Sie helfen Teams, schneller durchzustarten, einheitliche Arbeitsmethoden anzuwenden und dabei die Flexibilität zu bewahren, jedes neue Projekt individuell anzupassen.

Was Projektvorlagen ermöglichen #

Mit Projektvorlagen können Administratoren:

• Ein bestehendes Projekt als wiederverwendbare Vorlage speichern
• Geben Sie jeder Vorlage einen eindeutigen Titel
• Wählen Sie aus, welche Arten von Projektinhalten einbezogen werden sollen
• Den Projekttitel und die ausgewählte Projektbeschreibung wiederverwenden
• Aufgaben mit ihren Details und den neu berechneten Terminen kopieren
• Dateien und Links wiederverwenden
• Innovation-Intelligence-Einträge kopieren
• Teammitglieder wiederverwenden
• Strategische Domänen wiederverwenden
• Ein neues Projekt direkt aus einer Vorlage erstellen
• Bei der Erstellung eines Projekts auf Basis einer Idee eine Vorlage anwenden
• Vorlagen umbenennen, neu anordnen und löschen
• Überprüfen Sie, wer eine Vorlage erstellt hat, wann sie erstellt wurde, was sie enthält und wie oft sie verwendet wurde

Was kann in einer Vorlage enthalten sein? #

Wenn ein Projekt als Vorlage gespeichert wird, wird die Verwaltung legt fest, welche Inhaltskategorien in die daraus erstellten Projekte kopiert werden sollen.

Die verfügbaren Kategorien sind:

Benutzen Alle auswählen wenn die gesamte Projektstruktur wiederverwendet werden soll. Legen Sie fest, welche Kategorien nicht in zukünftige Projekte einfließen sollen.

Der Vorlagentitel dient zur Identifizierung der wiederverwendbaren Vorlage und muss eindeutig sein.

Ein bestehendes Projekt als Vorlage speichern #

Nur Administratoren können Projektvorlagen erstellen.

So speichern Sie ein Projekt als Vorlage:

1. Öffnen Sie Innovations-Studio.
2. Öffnen Sie den entsprechenden Projekttrichter.
3. Öffnen Sie das Projekt, das die wiederverwendbare Struktur enthält.
4. Gehe zu Projektdetails.
5. Öffnen Sie Aktion.
6. Wählen Projekt als Vorlage speichern.
7. Geben Sie einen eindeutigen Vorlagentitel ein.
8. Wählen Sie die Inhaltskategorien aus, die einbezogen werden sollen.
9. Wählen Vorlage speichern.

Verwenden Sie ein Quellprojekt, das die beabsichtigte Arbeitsweise widerspiegelt. Überprüfen Sie vor dem Speichern, ob veraltete Aufgaben, falsche Teammitglieder, temporäre Dateien und projektspezifische Informationen vorhanden sind.

Eine Vorlage sollte wiederverwendbar sein. Sie sollte nicht versehentlich irrelevante oder vertrauliche Informationen in zukünftige Projekte übertragen.

Wie mit Projekttiteln umgegangen wird #

Der Titel des Quellprojekts wird kopiert, wenn ein Projekt anhand einer Vorlage erstellt wird. Der neue Titel wird deutlich als Kopie gekennzeichnet.

Dadurch ist die Herkunft erkennbar, doch soll dies nicht der endgültige Projekttitel bleiben. Der Benutzer sollte das neue Projekt umgehend umbenennen, damit es die eigentliche Initiative, den Standort, den Kunden, die Abteilung oder die Umsetzung beschreibt.

Zum Beispiel:

• Ausgangsprojekt: Implementierung des Kundenportals
• Neu erstelltes Projekt: Kopie der Implementierung des Kundenportals
• Aktualisierter Titel: Einführung des Kundenportals für die Region Nord

Die in der Benutzeroberfläche angezeigte genaue Kopiermarkierung kann dem aktuellen Namensformat des Produkts entsprechen.

Wie Aufgabentermine neu berechnet werden #

Aufgaben werden mit ihren konfigurierten Inhalten kopiert, darunter Verantwortliche, Status, Prioritäten, Beschreibungen, Abhängigkeiten und Termine.

Der Aufgabenplan wird so angepasst, dass er zum Zeitpunkt der Erstellung des neuen Projekts aktuell ist:

1. Auftrag annehmen ermittelt die Aufgabe mit der frühesten Frist.
2. Diese früheste Frist ist auf eine Woche nach der Erstellung des neuen Projekts festgelegt.
3. Die verbleibenden Aufgabentermine werden relativ zu diesem Planungsanker neu berechnet.

Dadurch bleibt die wiederverwendbare Abfolge des Aufgabenplans erhalten, ohne dass veraltete Kalenderdaten aus dem Quellprojekt übernommen werden.

Nehmen wir zum Beispiel an, die ursprüngliche Vorlage enthält:

• Projektstart vorbereiten
• Schlüsselannahmen überprüfen
• Zuerst ausführen Experiment
• Beweismaterial prüfen
• Entscheiden: „Go“ oder „No-Go“ Entscheidung

Wenn die Vorlage Monate später verwendet wird, werden diese Aufgaben auf der Grundlage des Erstellungsdatums des neuen Projekts in einen neuen Zeitplan eingeordnet.

Überprüfen Sie nach der Erstellung des Projekts stets die berechneten Termine. Feiertage, die Verfügbarkeit der Teammitglieder, externe Fristen und die Komplexität des Projekts können Anpassungen erforderlich machen.

Innovationsintelligenz in einer Vorlage #

Projektvorlagen können die mit einem Projekt verknüpften strukturierten Innovationsdaten wiederverwenden.

Probleme #

Probleme helfen Teams dabei, nicht sofort zu Lösungen zu springen. Die Wiederverwendung eines Problem Eine solche Struktur kann eine einheitliche Ausgangsbasis für ähnliche Projekte bieten, doch jede kopierte Problem muss noch im neuen Kontext überprüft werden.

Annahmen #

Annahmen machen Unsicherheiten sichtbar. Eine Vorlage kann typische Kunden, Lösung, Annahmen hinsichtlich der Machbarkeit, der Akzeptanz, des Zeitplans oder der Auswirkungen in ein neues Projekt einbeziehen, um diese zu überprüfen.

Experimente #

Experimente verwandeln Unsicherheit in Beweise. Wiederverwendbare Experimente sind nützlich, wenn bei jedem Projekt eine Standardhypothese überprüft oder derselbe Validierungsschritt durchgeführt werden muss.

Risiken #

Risiken machen Gefahren in Bezug auf Zeitplanung, Umsetzung, Qualität, Abhängigkeiten, Budget und Durchführung sichtbar. Eine Vorlage kann einen Standard bieten Risiko eine Grundlage, die das neue Projektteam überprüft und anpasst.

Beschlüsse #

Entscheidungen bewahren das Wichtige Entscheidung Punkte und deren Kontext. In einer Vorlage können sie eine wiederverwendbare Steuerungsstruktur für Phasenüberprüfungen, Investitionsentscheidungen oder „Go“- und „No-Go“-Entscheidungen bieten.

Lektionen #

Erfahrungen helfen Organisationen dabei, Gelerntes wiederzuverwenden. Das Übertragen relevanter Erfahrungen in ein neues Projekt macht frühzeitige Erkenntnisse aus der Vergangenheit sichtbar; das Projektteam sollte jedoch zwischen historischen Erkenntnissen und den aus dem neuen Projekt gewonnenen Erfahrungen unterscheiden.

Diese kopierten Elemente werden Teil des neuen Projekts. Sie sollten überprüft und angepasst werden, anstatt sie in jeder Situation automatisch als gültig anzusehen.

Ein Projekt direkt aus einer Vorlage erstellen #

Beim Hinzufügen eines neuen Projekts zu einem Projekt-Trichter kann eine Vorlage verwendet werden.

So erstellen Sie ein Projekt anhand einer Vorlage:

1. Öffnen Sie Innovations-Studio.
2. Öffnen Sie den entsprechenden Projekt-Trichter.
3. Wählen Venture hinzufügen.
4. Wählen Aus Vorlage erstellen.
5. Wählen Sie die gewünschte Projektvorlage aus.
6. Schließen Sie den Erstellungsvorgang ab.
7. Benennen Sie den Titel des kopierten Projekts um.
8. Überprüfen Sie den kopierten Inhalt, das Team, die Abstimmung sowie die neu berechneten Aufgabentermine.

Benutzen Handbuch wenn das Projekt ohne vordefinierte Vorlage gestartet werden soll.

Ein Projekt anhand einer Idee und mithilfe einer Vorlage starten #

Projektvorlagen stehen auch dann zur Verfügung, wenn eine Idee in die Umsetzungsphase übergeht.

So verwenden Sie eine Vorlage aus einer Idee:

1. Öffnen Sie die genehmigte Idee im Innovation Studio.
2. Wählen Projekt starten.
3. Wählen Sie den Zielprojekt-Trichter aus.
4. Wählen Sie die Projektvorlage aus, die Sie anwenden möchten.
5. Schließen Sie den Prozess zur Projekterstellung ab.
6. Prüfen Sie den Zusammenhang zwischen der ursprünglichen Idee und dem neuen Projekt.
7. Benennen Sie den Titel des kopierten Projekts um und überprüfen Sie alle kopierten Inhalte.

Dadurch wird Kontinuität vom Ideenmanagement bis zur Projektdurchführung gewährleistet, wobei eine standardisierte Umsetzungsstruktur zum Einsatz kommt.

Die Vorlage bietet eine wiederverwendbare Projekteinrichtung. Die ursprüngliche Idee bleibt die Grundlage der Initiative und steht weiterhin in Verbindung mit dem daraus resultierenden Projekt.

Projektvorlagen verwalten #

Nur Administratoren können Projektvorlagen verwalten.

Gehen Sie zu:

Innovation Studio > Einstellungen > Daten und Strukturen > Projektvorlagen

Die Übersicht zeigt:

• Titel der Vorlage
• Schöpfer
• Enthaltene Inhaltskategorien
• Anzahl der Verwendungen
• Erstellungsdatum
• Verfügbare Aktionen

Administratoren können:

• Vorlagen oder Ersteller suchen
• Eine Vorlage umbenennen
• Vorlagen neu anordnen
• Vorlagen löschen
• Verwendung der Vorlagen überprüfen
• Überprüfen Sie, welche Inhaltskategorien enthalten sind

Vorlagentitel müssen eindeutig sein. Auftrag annehmen Verhindert doppelte Vorlagentitel, sodass Benutzer bei der Projekterstellung die richtige Vorlage eindeutig identifizieren können.

Praktische Beispiele #

Beispiel 1: Standard-Innovationspilotprojekt #

Ein Unternehmen unterzieht jedes Innovationspilotprojekt demselben Validierungsprozess.

Die Vorlage enthält:

• Aufbau der Projektbeschreibung
• Standardmäßige Aufgaben des Piloten
• Annahmen zu Kunden und zur Machbarkeit
• Erforderliche Experimente
• Häufige Risiken
• Entscheidung Momente
• Teamrollen

Jedes neue Pilotprojekt beginnt mit derselben Vorgehensweise. Der Projektverantwortliche passt den Inhalt anschließend an die jeweilige Innovation an.

Beispiel 2: Wiederholung einer regionalen Einführung #

Ein Unternehmen führt denselben Dienst in mehreren Regionen ein.

Die erste erfolgreiche Bereitstellung wird als Vorlage gespeichert, die Folgendes enthält:

• Umsetzungsaufgaben
• Dateien und Links
• Bekannte Risiken
• Wichtige Entscheidungen
• Erkenntnisse aus der ersten Einführungsphase
• Zuständige Teammitglieder
• Strategische Ausrichtung

Für jede Region wird ein neues Projekt angelegt. Der kopierte Titel wird umbenannt, und der neu berechnete Aufgabenplan beginnt ab dem neuen Erstellungsdatum.

Beispiel 3: Umsetzung einer genehmigten Idee #

Eine Idee für einen digitalen Selbstbedienungsservice Lösung wird genehmigt.

Der Innovationsmanager wählt aus Projekt starten, wählt eine „Digital Service Pilot“-Vorlage aus und legt das Projekt an. Die Idee bleibt mit dem neuen Projekt verknüpft, während die Vorlage die standardmäßige Ausführungs- und Validierungsstruktur bereitstellt.

Beispiel 4: Umsetzung der Standardkonformität #

Projekte in einem regulierten Umfeld erfordern dieselben Überprüfungen, Risiken, Nachweise und Entscheidung Momente.

Eine Vorlage stellt sicher, dass jedes Projekt wie folgt beginnt:

• Compliance-Aufgaben
• Standard Risiko Datensätze
• Erforderliche Entscheidungen
• Links zu Belegen
• Zuständige Teammitglieder

Dies sorgt für mehr Einheitlichkeit, doch jedes Projektteam prüft weiterhin, ob die kopierten Informationen auf die neue Situation zutreffen.

Beispiel 5: Wiederverwendbarer Experimentierprozess #

Ein Innovationslabor folgt einem standardisierten Versuchsablauf:

1. Die Primärkomponente definieren Problem
2. Kritische Annahmen ermitteln
3. Versuchsplanung
4. Beweise sammeln
5. Risiken prüfen
6. Aufnahme eines Entscheidung
7. Unterrichtseinheiten aufzeichnen

Wenn man dieses Projekt als Vorlage speichert, lässt sich die Innovationsmethode in vielen verschiedenen Initiativen wiederverwenden.

Empfohlene Vorgehensweise bei der Einrichtung #

Bevor Sie eine Projektvorlage erstellen:

1. Wählen Sie ein repräsentatives Quellprojekt aus.
2. Entfernen Sie projektspezifische oder vertrauliche Inhalte, die nicht wiederverwendet werden sollen.
3. Überprüfen Sie die Aufgabenverantwortlichen, Abhängigkeiten, Status und Prioritäten.
4. Dateien und Links überprüfen.
5. Alle Beiträge zu „Innovation Intelligence“ durchsehen.
6. Bestätigen Sie die Teamzusammensetzung.
7. Bestätigen Sie die strategischen Bereiche.
8. Wählen Sie nur die Kategorien aus, die für zukünftige Projekte wirklich notwendig sind.
9. Verwenden Sie einen eindeutigen und wiedererkennbaren Vorlagentitel.
10. Testen Sie die Vorlage, indem Sie ein Projekt in Innovationlands oder einer anderen sicheren Testumgebung erstellen.
11. Überprüfen Sie den kopierten Titel und die Termine der Aufgabe.
12. Erläutern Sie den Benutzern, welche Vorlagen für welche Projektarten gelten.

Was ist nach der Erstellung eines Projekts zu überprüfen? #

Eine Vorlage dient als Ausgangspunkt, nicht als fertiger Projektplan.

Nachdem Sie ein Projekt angelegt haben, überprüfen Sie Folgendes:

• Der kopierte Projekttitel
• Die Projektbeschreibung
• Fristen und Abhängigkeiten von Aufgaben
• Auftragsverantwortliche und Verfügbarkeit des Teams
• Dateien und Zugriffsrechte
• Probleme und Annahmen
• Experiment Relevanz
• Risiken und Maßnahmen zu deren Minderung
• Entscheidung Kontext
• Erkenntnisse aus dem Quellprojekt
• Teammitglieder
• Strategische Bereiche

Diese Überprüfung verhindert, dass kopierte Informationen fälschlicherweise als aktuelle Projektnachweise oder bestätigte Fakten angesehen werden.

Verwaltung und Wartung #

Ein praxisorientierter Governance-Ansatz sieht Folgendes vor:

• Die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen auf Administratoren beschränken
• Verwenden Sie klare Namenskonventionen
• Überlappende Vorlagen vermeiden
• Nutzungszahlen überprüfen
• Testvorlagen nach wesentlichen Produkt- oder Prozessänderungen
• Vorlagen löschen, die nicht mehr verwendet werden sollen
• Erstellen Sie eine aktualisierte Vorlage, wenn sich der wiederverwendbare Inhalt ändern muss
• Teilen Sie mit, welche Vorlage als Standard bevorzugt wird
• Überprüfen Sie vor der Wiederverwendung vertrauliche Dateien, Teammitglieder und die strategische Ausrichtung

Zu viele ähnliche Vorlagen erschweren die Auswahl. Pflegen Sie eine übersichtliche Bibliothek mit bewährten Projektansätzen.

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• Management von Innovationsprojekten
• Ausgehend von einer Idee ein Projekt starten und es mit dem Projektportfolio verknüpfen
• Intelligente Innovation
• Aufgaben der Innovation
• Probleme der Innovation
• Annahmen zur Innovation
• Experimente zur Innovation
• Innovationsrisiken
• Entscheidungen zur Innovation
• Lektionen über Innovation
• Strategische Bereiche: Funktionaler Überblick

Zusammenfassung #

Projektvorlagen machen ein bewährtes Projekt zu einer wiederverwendbaren Ausgangsbasis. Administratoren können ein bestehendes Projekt speichern, auswählen, welche Inhaltskategorien einbezogen werden sollen, und eine einzigartige, übersichtliche Vorlagenbibliothek verwalten.

Vorlagen können direkt bei der Erstellung eines Projekts oder beim Starten eines Projekts aus einer Idee heraus angewendet werden. Der kopierte Titel ist zur Umbenennung deutlich gekennzeichnet, und die Aufgabentermine werden neu berechnet, sodass der früheste Termin eine Woche nach der Projekterstellung liegt, während sich der übrige Zeitplan entsprechend verschiebt.

Durch die Wiederverwendung von Aufgaben, Dateien, Innovation Intelligence, Teammitgliedern und strategischen Bereichen können Unternehmen Projekte schneller starten und einheitlichere Innovationsmethoden anwenden. Jedes kopierte Projekt sollte dennoch überprüft und an den jeweiligen Kontext angepasst werden.