Acompanhar o tempo nos projectos

Porque é que esta funcionalidade é necessária #

Os projectos de inovação envolvem frequentemente várias tarefas, fases e colaboradores. Sem o controlo do tempo, torna-se mais difícil compreender quanto esforço foi despendido, quanto tempo ainda está disponível e se o projeto está a cumprir o planeamento previsto.

O controlo do tempo ajuda as equipas de projeto a controlar o esforço de forma mais clara, a melhorar o planeamento e a criar uma melhor visibilidade do progresso do projeto. Também apoia a elaboração de relatórios e ajuda as equipas a utilizar os dados relativos ao tempo para melhorar as estimativas de projectos futuros.

O que é esta funcionalidade #

Controlo de tempo em Aceitar Missão é uma funcionalidade ao nível do projeto que ajuda os utilizadores a atribuir o tempo total do projeto, a registar o tempo gasto nas tarefas e a monitorizar o tempo utilizado e o tempo restante.

A funcionalidade liga o planeamento de tempo ao nível do projeto com a execução ao nível da tarefa. Pode ser atribuído um valor de tempo total ao projeto, enquanto os registos de tarefas podem armazenar tanto o tempo gasto como o tempo estimado. O controlador de tempo do projeto utiliza então esta informação para calcular a utilização do tempo e o tempo restante.

Os dados de controlo de tempo também estão disponíveis nos relatórios e podem ser utilizados através do conetor OData para uma análise mais avançada no Power BI.

Nível de acesso #

Utilizador avançado

Para controlar o tempo, é necessário ter acesso ao projeto relevante no Estúdio de Inovação. O acesso a relatórios ou a ferramentas de relatórios externas pode depender de permissões adicionais.

Percurso de navegação #

Caminho de navegação: Estúdio de Inovação → Projectos → Abrir projeto

Como utilizar esta funcionalidade #

O controlo de tempo funciona a dois níveis. Primeiro, atribui-se o tempo total disponível para o projeto. Depois, monitoriza-se o tempo em tarefas individuais para que o projeto possa mostrar quanto esforço já foi utilizado e quanto tempo resta.

Isto ajuda as equipas a monitorizar o volume de trabalho do projeto com maior precisão e mantém a execução ligada a expectativas de tempo realistas.

Instruções passo a passo #

1. Aberto Estúdio de inovação.
2. Ir para Projectos.
3. Abra o projeto que pretende gerir.
4. No Administrador no lado direito, introduzir o tempo total ligado ao projeto.
5. Abrir o Tarefas tab.
6. Para cada tarefa, preencha os campos tempo gasto e o tempo estimado.
7. Guardar as actualizações de tarefas.
8. Rever o registo de tempo no Administrador para ver o tempo total gasto e o tempo restante do projeto.

Introdução ao controlo do tempo #

O controlo do tempo permite-lhe atribuir uma duração aos seus projectos e tarefas, ajudando-o a cumprir o calendário e a gerir os recursos de forma eficiente. Ao controlar o tempo, pode obter informações sobre o tempo gasto em várias tarefas e ajudar a garantir que os projectos se mantêm dentro do prazo atribuído.

Atribuir tempo total a um projeto #

O tempo total de um projeto pode ser atribuído no Administrador no lado direito da vista do projeto. Este representa a duração total planeada ou o esforço ligado ao projeto completo.

A definição deste valor cria a linha de base para o monitor de tempo do projeto, que compara o tempo planeado com o esforço da tarefa monitorizada.

Monitorizar o tempo por tarefa #

Por dentro do Tarefas cada tarefa pode incluir tanto o tempo gasto como o tempo estimado. Isto ajuda a equipa a monitorizar o esforço ao nível da tarefa, ao mesmo tempo que contribui para a visão geral do tempo ao nível do projeto.

À medida que os utilizadores actualizam o tempo despendido nas tarefas, o controlador de tempo do projeto calcula quanto tempo foi utilizado e quanto tempo resta para o projeto.

Ver relatórios de tempo #

Os campos de tempo estão disponíveis nos relatórios para que as equipas possam analisar o progresso e o esforço do projeto de forma mais clara. Isto faz com que o controlo do tempo seja útil não só para o acompanhamento diário, mas também para a elaboração de relatórios e análise de portefólio.

O conetor OData também pode ser utilizado com o Power BI para criar relatórios e visualizações mais detalhados com base em dados temporais.

Vantagens do controlo do tempo #

Gestão de recursos #

O controlo do tempo ajuda as equipas a compreender a forma como o esforço é distribuído pelas tarefas e projectos, o que contribui para um melhor planeamento dos recursos.

Controlo orçamental #

Quando o tempo está ligado ao custo do projeto ou ao planeamento do esforço, as equipas podem monitorizar se o projeto ainda está dentro dos limites esperados.

Melhoria do planeamento #

Os dados históricos de tempo podem ajudar as equipas a estimar com maior precisão os projectos futuros.

Maior responsabilização #

A propriedade clara das tarefas e dos registos de tempo ajuda as equipas a manterem-se alinhadas quanto às responsabilidades e ao progresso do projeto.

Configuração e ajustes #

O controlo do tempo é gerido dentro do projeto e das suas tarefas. Para que os relatórios de tempo sejam úteis, as equipas de projeto devem atualizar de forma consistente o tempo total do projeto e os valores de tempo ao nível das tarefas.

Se as informações sobre o tempo não forem suficientemente úteis, verifique se as tarefas estão a ser mantidas com estimativas realistas e com os valores actuais do tempo gasto. As actualizações consistentes das tarefas melhoram o valor do monitor de tempo do projeto e dos relatórios.

Para necessidades de relatórios mais alargadas, os campos de tempo podem ser ligados a relatórios externos através do conetor OData e do Power BI.

Exemplo prático - Innovationlands #

A Innovationlands está a gerir um projeto para desenvolver uma nova experiência interactiva para os visitantes de um dos seus parques. O gestor de projeto define o tempo total do projeto para 200 horas no Administrador bloco.

Em seguida, a equipa divide o projeto em tarefas como a investigação do conceito, o desenvolvimento do protótipo, os testes e a preparação do lançamento. Cada tarefa inclui um tempo estimado e os membros da equipa actualizam o tempo gasto à medida que o trabalho avança.

Após várias semanas, o monitor de tempo do projeto mostra que já foram utilizadas 30 horas na fase de investigação e que o tempo restante disponível para o projeto diminuiu em conformidade. Isto ajuda a Innovationlands a decidir se o planeamento atual ainda é realista e se é necessário reafectar tempo antes da fase seguinte do projeto.