Introducción a la gestión de tareas

Por qué es necesaria esta función #

Los proyectos de innovación a menudo implican muchas actividades entre diferentes personas, fases y plazos. Sin una forma estructurada de gestionar las tareas, los equipos pueden perder el control de la propiedad, incumplir los plazos y tener dificultades para comprender el progreso del proyecto.

La gestión de tareas ayuda a los equipos de innovación a mantenerse organizados dentro de un proyecto. Ofrece una visión clara de lo que hay que hacer, quién es responsable y cómo avanza el trabajo a lo largo del tiempo.

En qué consiste #

Gestión de tareas en Aceptar misión es el área de seguimiento de tareas dentro de un proyecto de innovación. Ayuda a los equipos a crear, asignar, actualizar y supervisar las tareas del proyecto para que el trabajo pueda coordinarse con mayor eficacia.

Las tareas se gestionan dentro del Tareas de un proyecto. Desde ahí, los usuarios pueden trabajar en dos vistas: Vista de lista y Vista Gantt. Estas vistas ayudan a los equipos a realizar un seguimiento de los plazos, la propiedad de las tareas, las fases y el progreso de diferentes maneras.

La gestión de tareas forma parte de la ejecución de proyectos de innovación. Apoya el seguimiento del proyecto dentro de Aceptar misión, mientras que el seguimiento de la actividad operativa más amplia puede seguir gestionándose en otras herramientas si es necesario.

Nivel de acceso #

Usuario avanzado

Para trabajar con las tareas del proyecto es necesario acceder al proyecto de innovación correspondiente en Innovation Studio.

Ruta de navegación #

Ruta de navegación: Innovation Studio → Proyectos → Abrir proyecto → Tareas.

Cómo utilizar esta función #

La gestión de tareas se utiliza dentro de un proyecto para hacer un seguimiento de las actividades necesarias para que el proyecto avance. Puede utilizarla para asignar trabajo, agrupar tareas, actualizar plazos y supervisar el progreso mediante vistas de lista y de Gantt.

Esto es especialmente útil cuando participan varios miembros del equipo y el proyecto incluye varias fases o plazos.

Instrucciones paso a paso #

1. Abrir Estudio de innovación.
2. Ir a Proyectos.
3. Abra el proyecto que desea gestionar.
4. Seleccione Tareas ficha.
5. Elija Vista de lista o Vista Gantt en función de la visión de conjunto que necesites.
6. Haga clic en Añadir tarea si desea crear una nueva tarea.
7. Rellene los detalles de la tarea y guárdela.
8. Actualice los valores de las tareas directamente en la lista cuando avance el trabajo.
9. Revise periódicamente la propiedad, los plazos y el estado de las tareas para mantener el proyecto en marcha.

Vistas de gestión de tareas #

Vista de lista #

La vista de lista muestra una lista inteligente de todas las tareas del proyecto. Las tareas se agrupan siempre en función del Grupo por selector.

Puedes agrupar las tareas por:

• Semana para la agrupación semanal de tareas
• Mes para la agrupación mensual de tareas
• Fases para la agrupación por fases del proyecto
• Estado para agrupar por progreso de la tarea
• Propietario para la agrupación por persona responsable

Esta vista es útil cuando se desea una visión general de las tareas práctica y editable.

Vista Gantt #

La vista del diagrama de Gantt presenta todas las tareas del proyecto en una vista general interactiva basada en el tiempo. Esto le ayuda a comprender con mayor claridad el calendario, la secuencia y el progreso de las tareas.

Puede ver la jerarquía y el progreso de las tareas en este gráfico y pasar el ratón por encima de las tareas para ver más información.

Añadir una nueva tarea #

Puede crear una nueva tarea pulsando el botón Añadir tarea en la pestaña Tareas.

Los siguientes campos están disponibles al crear una tarea:

• Título - El título de la tarea. Es obligatorio.
• Fase - Un campo libre donde puede introducir un nuevo nombre de fase o seleccionar una fase existente ya utilizada por otras tareas en este proyecto.
• Propietario - La persona responsable de la tarea. Cuando se guarda la tarea, el propietario recibe una notificación.
• Fecha final - La fecha límite de la tarea. En esa fecha, el propietario recibe una notificación de recordatorio.
• Duración - El tiempo necesario para completar la tarea.
• Estado - Indica si la tarea no se ha iniciado, está en curso o se ha completado.
• Descripción - Una descripción clara de la tarea.

Editar tareas en directo directamente en la lista inteligente #

Las tareas de la lista inteligente pueden actualizarse directamente. Todo está en directo y se actualiza inmediatamente.

Por ejemplo, cuando se cambia la fecha límite, las tareas de la agrupación semana o mes se reorganizan automáticamente. Lo mismo ocurre con otros campos visibles de la lista inteligente.

Esto hace que la vista de lista sea útil para un seguimiento rápido del proyecto sin tener que abrir cada tarea por separado.

Notificaciones #

Las siguientes notificaciones están relacionadas con las tareas:

• Se envía una notificación al propietario de la tarea cuando se crea una tarea o cuando se cambia el propietario de la tarea.
• Se envía una notificación al propietario de la tarea en la mañana de la fecha límite de la tarea como recordatorio de que ha llegado la fecha límite.

El recordatorio de plazo no se envía cuando la tarea ya se ha completado.

Configuración y ajustes #

La gestión de tareas está disponible dentro de cada proyecto en Tareas ficha. La forma de utilizar las tareas depende de cómo el equipo del proyecto estructure las fases, la propiedad y los plazos.

Para que la gestión de tareas sea eficaz, utilice nombres de fase coherentes, asigne propietarios claros y actualice los estados con regularidad. Esto mejora tanto la agrupación de listas como la visibilidad de Gantt.

Si no se realiza un seguimiento adecuado de las tareas, revise si el equipo del proyecto mantiene de forma coherente los plazos, la propiedad y las actualizaciones de estado.

Ejemplo práctico - Innovationlands #

Innovationlands está gestionando un proyecto para introducir una nueva experiencia interactiva en las colas de espera. El equipo del proyecto está formado por personal de Guest Experience, Park Operations y Technology.

Dentro del proyecto, el responsable de innovación abre el Tareas y crea tareas como la validación del concepto, la revisión de la seguridad operativa, la elaboración del presupuesto y la planificación del prototipo. Cada tarea se asigna al propietario adecuado, se sitúa en una fase y se le asigna un plazo.

Durante el seguimiento semanal, el equipo utiliza el Vista de lista agrupados por estado para ver lo que no está empezado, lo que está en curso y lo que está terminado. Para la planificación a lo largo de toda la línea de tiempo, cambian a la opción Vista Gantt para saber cómo se solapan las tareas y si el proyecto sigue cumpliendo el calendario previsto.

Esto ayuda a Innovationlands a mantener el proyecto organizado, dejar clara la propiedad y controlar si el trabajo avanza hacia la siguiente fase del proyecto.